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Adjoint administratif - Temps plein - Bureau des commandes H/F

Groupe Hospitalier Paul Guiraud Offre n°1091486 — publiée le 13/07/2020

CDD / Remplacement

Temps plein

Val-de-Marne, Villejuif (94)

Établissement / Entreprise

Groupe Hospitalier Paul Guiraud

Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG) assure une mission de service public en psychiatrie adulte qui recouvre 13 secteurs de psychiatrie générale, six se situent dans le Val de Marne et sept dans les Hauts de Seine, il dessert 30 communes regroupant plus de 920 000 habitants. Le groupe hospitalier est l'un des trois hôpitaux psychiatriques les plus importants de France. Près de 21 000 patients y sont traités chaque année dont 80% en extrahospitalier. Environ 2000 personnels assurent cette mission, Deux instituts de formation sont rattachés au groupe hospitalier : un pour les infirmiers et un pour les aides soignants. Le groupe hospitalier poursuit l'amélioration de son offre de soins : après l'ouverture , en juin 2012, d'un hôpital de 120 lits à Clamart, et en juin 2013 celle de l'Unité Hospitalière Spécialement Aménagée (UHSA), structure de 60 lits dédiée à la prise en charge des détenus en Ile de France

Poste

1 – Identification de la fonction

Intitulé : Adjoint Administratif
Affectation : Bureau des commandes

2 – Missions de la fonction

Assurer le suivi des engagements
Suivi des marchés, relation avec cellule des marchés, fournisseurs et Trésorerie.

3 – Position de la fonction dans la structure

Rattachement hiérarchique : Directrice des achats et services économiques et Responsable bureau des commandes
Relations professionnelles les fréquentes :

Interne : Directrice des achats et services économiques, Responsable bureau des commandes. Responsable du service informatique, agents systèmes d’information, Cellule marché, Direction des Finances et du Patrimoine

Externe : Trésorerie, fournisseurs

4 – Activités dans la structure

Permanentes :

 Saisie des bons de commandes (engagements prévisionnels, commande en marché et ponctuelle)
 Traitement de la facturation et préparation au mandatement sur C-pagei : réception, liquidation et mandatement des commandes réalisées.
 Archivage et suivi de la facturation (peut être observé dans C-pagei).
 Liaisons et correspondance avec les fournisseurs pour traitement et suivi des litiges.
 Création des fiches fournisseurs dans C-pagei (en cas de nouveau).
 Interface avec la Trésorerie, faire le lien pour les questions de mandatement suspendu, erreurs de facturation et traitement des rejets de la Trésorerie s’il y a.
 Epuration, rectification et suivi des données comptables (comptes ordonnateurs) demandées par la Direction des Finances et Patrimoine.
 Relation avec le service inventaire pour les commandes des équipements pour les fiches d’amortissement.

Ponctuelles :
 Participation aux travaux de clôture d’exercice avec le Service Financier et le Responsable budgétaire du Patrimoine.
 Suivi et classement des archives

Profil

5 – Profil nécessaire pour la fonction

Niveau d’emploi : Catégorie : C

Statut / Corps / Grade Adjoint administratif
Formation BAC ou BEP en gestion ou comptabilité
Expériences Expérience en comptabilité publique souhaitée, notions de base requises
Connaissances des marchés publics souhaitées
Expérience en informatique (Word, Excel).
La connaissance de Cpagei est un plus

Compétences Savoir-faire :
Sens des responsabilités
Capacité à discerner le caractère d’urgence d’une demande
Capacité à gérer les priorités
Capacité d’adaptation
Capacité à assurer des transmissions précises et exactes

Savoir relationnel :
Bonne présentation, orale et physique
Capacité à travailler en équipe
Avoir le sens de l’écoute

Qualités
Rigueur, méthode, organisation, autonomie, polyvalence, esprit d’initiative ;
Aptitude au travail en équipe, bon contact humain ;
Qualité relationnelle.

6 – Organisation du travail

Durée : selon accord du temps de travail en vigueur.

7 – Pour postuler

Adresser les candidatures (lettre de motivation et CV) par courrier : Groupe Hospitalier Paul Guiraud (GHPG) Direction des ressources humaines, 54 avenue de la république BP 20065 - 94806 Villejuif ou par mail : recrutement@gh-paulguiraud.fr
L’intéressé(e), en accord avec son employeur, atteste avoir pris connaissance de sa fiche de poste

Nom :

Prénom :

Fait le :

A :
Signature de l’intéressé(e)

Débutant (moins de 2 ans)

Bac général - Bac techno - Bac pro