Gestionnaire administratif - Temps plein - CDD - Service des Affaires Médicales H/F

Groupe Hospitalier Paul Guiraud Offre n°1113359 — publiée le 03/08/2020

CDD / Remplacement

Temps plein

Val-de-Marne, Villejuif (94)

Établissement / Entreprise

Groupe Hospitalier Paul Guiraud

Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG) assure une mission de service public en psychiatrie adulte qui recouvre 13 secteurs de psychiatrie générale, six se situent dans le Val de Marne et sept dans les Hauts de Seine, il dessert 30 communes regroupant plus de 920 000 habitants. Le groupe hospitalier est l'un des trois hôpitaux psychiatriques les plus importants de France. Près de 21 000 patients y sont traités chaque année dont 80% en extrahospitalier. Environ 2000 personnels assurent cette mission, Deux instituts de formation sont rattachés au groupe hospitalier : un pour les infirmiers et un pour les aides soignants. Le groupe hospitalier poursuit l'amélioration de son offre de soins : après l'ouverture , en juin 2012, d'un hôpital de 120 lits à Clamart, et en juin 2013 celle de l'Unité Hospitalière Spécialement Aménagée (UHSA), structure de 60 lits dédiée à la prise en charge des détenus en Ile de France

Poste

1 – Identification de la fonction
Intitulé : Gestionnaire administratif
Affectation : Service des Affaires médicales

2 – Missions de la fonction

Collaborateur direct de la Responsable du service et de son adjointe, agissant au sein d'une petite équipe qui travaille en étroite collaboration, vous serez en charge, notamment :
Contribuer avec l'ensemble de l'équipe aux activités du service du personnel médical
Assurer la gestion, le suivi des dossiers administratifs et la rémunération des personnels médicaux

3 – Position de la fonction dans la structure

Rattachement hiérarchique :
Le Directeur des ressources humaines et de la politique médicale
l’attachée d’administration hospitalière, responsable des affaires médicales.
Relations professionnelles les plus fréquentes :
Interne : liens privilégiés avec les autres services de la DRH, le Président de la CME les Chefs de pôle et les Chefs de services, les médecins pour l’étude des situations individuelles, les secrétariats, les Présidents des sous-commissions de la CME, dont notamment la COPS

Externe : l’ARS, le CNG, la Trésorerie, Prestataire Paie, les autres établissements hospitaliers, les Préfectures, la Sécurité sociale, l’IRCANTEC, les Facultés …

4 – Activités dans la structure

Permanentes :
Le (ou la) gestionnaire assurera la gestion personnalisée des ressources humaines médicales.

Il partage des activités principales avec l’ensemble des membres de l’équipe, mais il est référent d’une ou plusieurs activités plus spécifiques.

Dans le cadre de la polyvalence et des nécessités de services, le gestionnaire assure les missions dédiées de son collègue référent.

1. En sa qualité de gestionnaire, il (ou elle) aura en charge avec ses collègues

• l’accueil et l’information auprès des praticiens de l’établissement sur les thématiques de la de carrière, de droits statutaires et de rémunération ;
• l'application de la réglementation concernant la gestion du statut et l’élaboration de la paie ;
• la constitution et le suivi des dossiers du personnel médical ;
• la mise à jour de la base de données du personnel médical ;
• la Constitution des dossiers pour carte de séjour et travail (attachés associés et F.F.I.) ;
• la saisie, le suivi des éléments variables, et le contrôle des paies en suivant les différentes opérations composant ce processus ;
• le recensement de l’ensemble des anomalies décelées dans le processus de paie et l’interpellation immédiate de l'Adjoint des cadres sur le sujet ;
• la gestion des maladies et des accidents de travail (CPAM), retraites (IRCANTEC, CNAV) ;
• le contrôle et la supervision de la permanence des soins (suivi des tableaux de services des gardes et astreintes) ;
• la validation de service pour la retraite ;
• la rédaction de certificats de fin d’exercice ;
• le suivi des conventions et demande de mise en recouvrement ;
• la rédaction de courriers divers, de décisions, d’attestations, relatif à son domaine de compétence ;
• l’enregistrement du courrier arrivé ;
• la gestion des indemnités pour perte d’emploi ;
• l’actualisation de ses connaissances statutaires avec régularité;
• le classement des dossiers du personnel médical titulaires et contractuels;
• le suivi des habilitations UHSA ;
• la gestion de dossiers transversaux (accueil des internes, externes, permanence de soins juniors, …..).
2. Pour le (ou la) Gestionnaire référent du Temps Médical

Sous la responsabilité de l’attaché d’administration hospitalière, et en lien avec l’adjoint des cadres, l'adjoint administratif référent du temps médical a pour missions spécifiques :

2.a. Référent Temps médical - Permanence des soins (gardes et astreintes)

• Suivi du chantier « logiciel temps médical » sous la supervision de l’adjoint des cadres ;
• Suivi et gestion du temps médical, de la permanence des soins, et des tableaux de service ;
• Suivi des indemnités liées au temps de travail (IASL, PET, …) ;
• Suivi et gestion du Compte Epargne Temps ;
• Suivi et gestion de la grève ;
• Référent auprès du personnel médical du logiciel du temps médical Chronos PM.

2.b. Activité libérale des praticiens seniors (si mise en place au sein du GH)

• Suivi des demandes d’activité libérale, des contrats, conseil des praticiens, sous la supervision de son responsable ;

3. Pour le (ou la) Gestionnaire référent de la Mobilité et du Recrutement

Sous la responsabilité de l’attaché d’administration hospitalière, et en lien avec l’adjoint des cadres, l'adjoint administratif référent de la Mobilité et du Recrutement a pour missions spécifiques :

3.a. Suivi des recrutements du GHPG (voir du GHT) :

• Vérification des vacances de postes en lien avec la responsable du service des affaires médicales et l’adjoint des cadres, et en concertation avec le contrôle de gestion social ;
• La publication des postes (annonces, publication tour de recrutement des PH, site internet de l’établissement, ... ) ;
• La constitution de dossiers de recrutements,
• Les simulations de salaires,
• Référent du logiciel de gestion des candidatures dématérialisées;

3.b. Participation à l'élaboration de la politique mobilité du GHPG :

• Suivi et gestion de la grève ;
• le suivi et gestion des évolutions de carrière
• le suivi des prolongations d’activités
• le suivi des dossiers de mutations
• le suivi des détachements, et des disponibilités
• le suivi des mises à disposition
• …

Ponctuelles :
Réalisation d’études spécifiques et appels à projets

Particularités du poste :
- Poste très riche au regard de ses attributions variées,
- L’ensemble des agents du service partagent le même cœur de métier, répartis selon les thématiques, et pour chacun des missions transversales spécifiques ce qui permet cohésion, solidarité, entraide et polyvalence.

Contraintes particulières :
Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité
Charge de travail variable

Profil

5 – Profil nécessaire pour la fonction
Niveau d’emploi : Catégorie : C

Statut / Corps / (grade)
Adjoint administratif

Formations

Niveau BAC souhaité ou expérience confirmée

Expériences
Une expérience similaire en milieu hospitalier est souhaitée

Compétences

Savoirs :
Maîtrise des outils bureautiques, et particulièrement des logiciels Word, Excel et Outlook
Excellente maitrise de l’orthographe et de la syntaxe
Maîtrise des statuts du personnel médical souhaitable

Connaissance appréciée
• du logiciel de :
• gestion des ressources humaines : Cpagei
• requête : Business Object
• temps de travail : Chronos
• connaissance de la réglementation statutaire et de la paie du PM

Savoir-faire :
Capacité d'analyse et de synthèse
Bonne capacité organisationnelle

Savoir-être :
Capacité d'accueil, maitrise de soi et diplomatie
Excellent relationnel, capacité de dialogue avec des interlocuteurs

Qualités
Discrétion, rigueur et organisation
Disponibilité
Esprit d'équipe
Esprit d'initiative et dynamisme

6 – Organisation du travail

Durée : selon accord du temps de travail

7 – Pour postuler

Renseignements sur le poste :
Adresser les candidatures (lettre de motivation et CV) par courrier : Direction des ressources humaines 54 avenue de la république 94800 Villejuif ou par mail : recrutement@gh-paulguiraud.fr

Cette fiche de poste est susceptible d’évolution en fonction des nécessités de service, des projets de la Direction des ressources des ressources humaines, affaires médicales et affaires sociales, et des orientations des projets du GHT Psy Sud Paris.

Débutant (moins de 2 ans)

Bac général - Bac techno - Bac pro

Reference: Adj Adm

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