Responsable du Parcours Médico-Administratif du Patient — H/F

Groupe Hospitalier Seclin Carvin Offre n°1582042 — publiée le 22/11/2021

CDI

Temps plein

Seclin (59)

Établissement / Entreprise

Groupe Hospitalier Seclin Carvin

Le Groupe Hospitalier SECLIN CARVIN est situé dans la métropole lilloise.

D'un capacitaire de 438 lits et places (300 lits et places en MCO et et 138 lits et places SSR), d'un hébergement de 369 lits en EHPAD/USLD et d'un foyer de vie de 51 places, son budget d'exploitation est de 110 millions d'euros (dont 22 millions pour les budgets annexes).

Forte coopération avec le Centre Hospitalier Régional Universitaire de LILLE (GCS)
L’établissement possède également un institut de formation au diplôme d’aide-soignant.

Poste

Mission :

- Gère anime et développe les activités liées aux interactions « hors soins » avec les patients, dans un souci d’efficience organisationnelle, de fluidification du parcours et de satisfaction des patients et professionnels de santé.
- Gère, anime et développe l’amont du parcours hospitalier du patient dès la prise de Rendez-vous ou la venue au sein du GHSC
- Gère, anime et développe l’activité d’accueil et de coordination du parcours médico-administratif du patient via le management du pôle Secrétariat médicaux en collaboration avec le pôle admission
- Gère anime et développe l’activité avale du séjour hospitalier via le management du pôle secrétariats médicaux: Comptes-rendu médicaux, programmation des consultations à venir, lien avec la ville.
- Coordonne une équipe d’environ 70 secrétaires médicales en s'appuyant sur des référents AMA de pôle et les cadres de pôle ayant l'autorité hiérarchique sur les AMA
- Est garant des engagements de service pris auprès des clients internes et des patients : Taux de décroché des appels, délai de compte-rendu, complétude des dossiers …
- Contribue au pilotage des projets transversaux ayant un impact sur le parcours médico administratif au sein de l'établissement et dans le cadre de la plateforme régionale PREDICE
- Est force de proposition d'axes de développement et d'optimisation en lien avec la digitalisation des parcours usagers dans le dossier patient informatisé.
- Définit le besoin utilisateur en objectivant le "pourquoi" du projet et les changements souhaités dans le futur dossier patient informatisé.
- Détaille la solution fonctionnelle par la rédaction du cahier des charges qui répondra aux besoins des utilisateurs dans le dossier patient informatisé.
- Veille à la tenue des engagements du cahier des charges dans le respect des indicateurs qualités et des normes réglementaires de la donnée personnelle du patient.

Activités principales :
- Mettre en place les rituels managériaux nécessaires à l'atteinte des objectifs et à l'entretien d'un climat de travail serein;
- S'appuyer sur des relais de proximité internes : les secrétaires référentes de pôle
- Réaliser les contrôle qualité nécessaires à la garantie de la satisfaction patient / professionnels de santé
-Fixer les objectifs quantitatifs et qualitatifs permettant de piloter la satisfaction des utilisateurs, évaluer les performances individuelles et collectives;
- Contribuer activement aux recrutement, aux formations et à l'évolution des collaborateurs ;

- Evaluer le nombre et le profil des collaborateurs nécessaires à la réalisation des activités
- Planifier les activités et les secrétaires / agents en cohérence avec les objectifs de qualité du service de chaque activité et dans le respect des équilibres entre les différents secrétariat;
Maîtriser, exploiter et faire vivre des reporting ;
- Valider et optimiser les procédures de traitement de chaque activité

o Participer à la création des modules de formation initiale et continue des secrétaires / assistants médico-administratifs (Fondamentaux Relation clients, outils, connaissances médicales, …)
o Proposer des axes de développement et d’optimisation en lien avec les interactions patients
o Intégrer les préconisations des utilisateurs (patients et professionnels de santé),

Profil

SAVOIR

• Maitrise des méthodes et outils de management de secrétariats et unités médico-administratives. (Grilles d'évaluation, fixation des objectifs, recadrage, animation)
• La connaissance des méthodes et outils de gestion de la relation « Client »

SAVOIR FAIRE

• Capacités d’analyse et de synthèse
• Maitrise des fondamentaux de la Relation Patient /Client
• Maîtrise des indicateurs, rigueur mathématique
• Connaissance approfondie du droit du travail et de la santé
• Word, excel, powerpoint et outils relation clients
• Bonne connaissance du mode projet
• Fondamentaux en normes et procédures qualité
• Aisance orale et rédactionnelle
• Conduite de réunions

SAVOIR ETRE
• Leadership
• Autonomie /responsabilité / exemplarité
• Pugnacité
• Diplomatie
• Sens du client
• Sens du résultat (satisfaction, performance)
• Coordination / Goût du travail en équipe
• Ecoute et restitution
• Sens pédagogique
• Force de propositions

Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

Bac +5 (Master)

Depuis vos documents
2 M0 maximum - Formats acceptés : PDF, DOC, DOCX, ODT, RTF

Votre message*

4 000 caractères maximum
*Champs obligatoires