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MANAGER DES SECRETARIATS MEDICAUX (H/F) - CDI à temps plein

Institut Jean Godinot Offre n°1463024 — publiée le 30/08/2021

CDI

Temps plein

Marne, Reims (51)

Établissement / Entreprise

Institut Jean Godinot

L'Institut Godinot est le centre de lutte contre le cancer du territoire champardenais mais également du Sud de l’Aisne. Etablissement hospitalier à but non lucratif, l’Institut assure des missions hospitalo-universitaires : soins, recherche, enseignement et prévention. Centre d'expertises et de référence en cancérologie, il fait partie des 18 centres de lutte contre le cancer français réunis au sein du groupe Unicancer.

Doté d’un budget global de 58 M€, l’Institut Godinot a pour ambition de s’adapter aux changements majeurs en cancérologie. L’Institut poursuit son investissement pour l’innovation diagnostique et thérapeutique et le développement de son activité. Porteur de nombreux projets s’appuyant sur les nouvelles technologies, l’Institut s’engage également dans la transition numérique à travers notamment le déploiement de son Dossier Patient Informatisé (DPI).

Toutes ses évolutions entrainent des changements majeurs dans son organisation et particulièrement au sein de nos secrétariats médicaux.

Poste

Sous la responsabilité du Directeur des soins, vous aurez pour missions principales de :
- Professionnaliser la fonction secrétariat médical par la mise en œuvre de procédures et de méthodes standardisées applicables à l’ensemble des acteurs de la fonction afin de garantir l’adéquation optimale entre les ressources attribuées et la prestation fournie :
o Analyser les processus et les procédures au sein des secrétariats et renforcer les équipes et les compétences si besoin.
o Analyser la charge de travail afin de déterminer des gains de productivité possibles ;
o Distribuer et coordonner l’activité du secrétariat médical au sein des secteurs en fonction des besoins, des contraintes ainsi que des compétences et motivations de chacun,
o Contrôler directement ou indirectement selon les secteurs, l’activité et l’organisation dans le souci d’assurer un lien optimal, et dans les meilleurs délais, entre le patient et/ou ses correspondants médicaux désignés avec le personnel médical et soignant de l’Institut,

- Veiller à la bonne tenue du dossier médical du patient dans le souci de la qualité du respect des lois et de l’exhaustivité des informations :
o Contrôler la qualité de l’exécution des travaux divers et les délais de traitement des informations pour le meilleur suivi des patients.
o Mettre en place, contrôler et analyser les indicateurs de suivi de la qualité et de l’activité des secrétariats médicaux

- Assurer le management du personnel rattaché au secteur du secrétariat médical :
o Animer des réunions d’équipes régulières
o Conduire les entretiens d’évaluation et définir les objectifs individuels
o Réaliser ou superviser les plannings, la gestion des congés, des remplacements,….
o Encourager, accompagner et mobiliser ses collaborateurs,
o Prévenir et gérer les conflits et les crises au sein du secteur secrétariat médical,
o Participer au recrutement des professionnels et stagiaires, et accompagner leur intégration au sein des secteurs
o Proposer et accompagner les actions de mobilité ou de développement des compétences et élaborer les plans de formation en concertation avec la Direction des soins
o Gérer les plannings et temps de travail des professionnels

Profil

Issu d’une formation supérieure, vous justifiez d'une expérience significative d’au moins 5 ans dans le
management des secrétariats médicaux au sein d’un établissement de santé.

Vous avez démontré, lors de vos expériences, vos compétences en management d’équipes et de projets
organisationnels complexes.

Votre connaissance du métier de secrétaire médicale vous permet de piloter avec aisance les évolutions organisationnelles nécessaires pour garantir la qualité des prestations fournies.

Force de proposition, vous êtes également reconnu pour vos capacités d’anticipation, votre rigueur dans
l’organisation et la planification des évolutions dont vous avez la responsabilité.

Maîtrise exigée des logiciels de bureautique, notamment Excel et PowerPoint.

Maîtrise rédactionnelle et capacité de synthèse. Connaissance du dossier patient informatisé.

Poste à pourvoir rapidement.

Rémunération en fonction du profil.

Vous souhaitez donner un sens à vos missions du quotidien et participer à l’accès aux soins pour les
patients du territoire ? Vous partagez nos valeurs et vous aimez le challenge ? Rejoignez nos équipes
au cœur d’un établissement en pleine croissance et d'un groupe dynamique et innovant.

Merci d’adresser votre candidature CV + Courrier de motivation en cliquant ci-dessous

Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

Expérience dans le management des secrétariats médicaux