Assistant Médico-Administratif — H/F

Cochin – Port-Royal Offre n°1702914 — Aujourd'hui

CDD / Remplacement

Temps plein

Paris, Paris (75)

Établissement / Entreprise

Cochin – Port-Royal

L’hôpital Cochin - Port-Royal, AP-HP (situé dans le 14ème arrondissement de Paris) est composé de 3 sites situés au cœur de Paris : Cochin, Port-Royal et Tarnier. Il prend en charge un large panel de pathologies de l’adulte, de la femme enceinte et du nouveau-né. Il propose une prise en charge innovante, à la pointe de la recherche et de la technologie et a su développer des nouvelles alternatives thérapeutiques chirurgicales, médicamenteuses et radiologiques. L’hôpital Cochin - Port-Royal dispose de services de référence tant au plan national qu’international structurés autour de la cancérologie, périnatalogie, maladies de système-maladies auto-immunes-diabète, ophtalmologie, thorax, ostéo-articulaire et de deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie.

Poste

Site : Hôpital COCHIN – PORT ROYAL
Adresse : 123 boulevard Port Royal – 75014 PARIS
Transports : Métro : Station Saint-Jacques (ligne 6) ; Denfert Rochereau
RER : Station Port Royal (RER B)
Bus : n°38 – 83 – 91 : Arrêt Port Royal Saint-Jacques, Observatoire Port Royal

Grade : Assistant Médico-Administratif Classe Except ou Classe Normale ou Classe super
Code métier : 40L200
Date de début : 1 er avril 2022
Contrat : CDD ou Titulaire

Secrétaire médicale en service de Médecine et Réanimation Néonatale

MISSIONS PRINCIPALES

L’Assistant(e) Médico-Administratif (ve) participe au traitement et à la coordination des activités et des informations médico-administratives du patient, en collaboration étroite avec les médecins et son binôme.
IL/Elle assure le fonctionnement du secrétariat médical, prend en charge la gestion administrative des dossiers patients et contribue à la délivrance de renseignements d’ordre général dans son domaine de compétences.

4 postes d’AMA se répartissent les missions suivantes :

Secteur hospitalisation :
- Mise en forme des compte- rendu d’hospitalisation dans ORBIS pour les unités de réanimation, de médecine et d’Unité mère enfant.
- Programmation et prise de rdv des examens pour les enfants hospitalisés en lien avec le médecin référent de l’enfant (examen radiologique, etc…) par roulement.
- Remplir les informations pour le réseau périnatal

Secteur post hospitalisation :
- Prise de RV dans ORBIS.
- Organisation des hospitalisations en HDJ.
- Enregistrement dans GILDA de l’activité des pédiatres pour les consultations anté natales, et pour les consultations néonatales
- Maintien de la continuité de service de l’équipe du secrétariat.
- Suivi quotidien de la messagerie électronique du service (réception, réponses, gestion du carnet d’adresses, archivage).
- Accueil des visiteurs et des stagiaires, suivi des demandes de stages médicaux
- Dactylographie : Courriers et documents administratifs du service.
- Réponse aux demandes de dossiers médicaux (conformément à la réglementation), gestion des demandes émanant de la Direction Qualité, gestion des risques et droits des patients en collaboration avec le responsable du service, Gestion des dossiers médicaux (étude, demande de dossiers aux archives).
- Vérification des coordonnées des parents à tous les stades des missions
- Recherche informatique d’articles médicaux.
- Organisation de réunions, réservation de salles.
- Gestion du stock des cartouches pour les imprimantes et de la papeterie en lien avec les cadres.

Certaines tâches sont effectuées en alternance par l’ensemble de l’équipe des AMA :
- Réception du courrier, distribution.
- Gestion des communications téléphoniques.
- Tri et rangement dans les dossiers des courriers et résultats d’examens.
- Relevé des entrées en hospitalisation pour gestion du tableau (EXCEL) de synthèse permettant des statistiques annuelles.
- Saisie

ORGANISATION DE TRAVAIL
- Quotité de travail : 100%
- Travail en 7h36 ou 7h30 sur amplitude horaire de 9h à 17h30
- Repos fixes week-end et jours fériés

AVANTAGES

- Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
- Places en crèche disponibles
- Self d’entreprise
- Remboursement à 50% du titre de transport
- Possibilité de place de parking
- Politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, les vacances, les sorties culturelles…)
- Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
- Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe…)
- Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière.

Profil

SAVOIR FAIRE REQUIS

- Maîtrise de l’informatique [outils de bureautique (Word, Excel, Power Point), outil de traitement et d’archivage des données (Gilda, ORBIS, GDM), Internet et Intranet
- Connaissances de la terminologie médicale
- Maîtrise de l’orthographe

CONNAISSANCES ASSOCIEES

- Savoir accueillir physiquement et au téléphone des personnes, et les renseigner 
- Savoir orienter les appels téléphoniques
- Savoir organiser et classer des données, des informations, des documents divers
- Dextérité et rapidité
- Savoir s’exprimer clairement quels que soient les interlocuteurs
- Etre capable de gérer les priorités
- Faire preuve de discrétion et respecter le secret professionnel

DIPLOMES ET OUTILS

- Baccalauréat secrétariat
- Concours d’assistant médico-administratif
- Expérience souhaitée dans le secrétariat médical et/ou chirurgical

GESTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.
Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

Baccalauréat secrétariat / Concours d’assistant médico-administratif

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