Secrétaire médical(e), référent(e) du pôle Coeur-Poumons-Vaisseaux — H/F

Groupe Hospitalier de la Région de Mulhouse et Sud Alsace Offre n°1880372 — publiée le 27/07/2022

CDD / Remplacement

Temps plein

Mulhouse (68)

Le Groupe Hospitalier de la Région de Mulhouse et Sud Alsace est un établissement public de santé proposant l’ensemble des spécialités médicales et chirurgicales, excepté la neurochirurgie. A ce titre, il est l’hôpital de référence du territoire de santé n°4, et l’établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire n°12.

Il est le résultat de la fusion de 7 établissements : Centres Hospitaliers de Mulhouse, Thann, Cernay, Altkirch, Sierentz ainsi que les EHPAD de Bitschwiller-lès-Thann et de Rixheim.

Le GHRMSA est également le principal membre du GCS nouvelle clinique des 3 frontières composé d’un pôle privé (chirurgie, médecine, gynécologie-obstétrique), et d’un pôle public (urgences, soins de suite et de réadaptation).

Le GHRMSA se compose des caractéristiques suivantes :
2 731 lits et places
Budget de fonctionnement : 451 millions d’euros
Personnel médical : 730 ETP
Personnel non médical : 5 570 ETP

Le GHRMSA s’est doté d’une stratégie ambitieuse visant à conforter l’établissement comme établissement leader sur son territoire et établissement de référence au sein de la région Alsace. De nombreuses activités de pointe ont été développées, en lien très étroit avec la recherche clinique (ex: chirurgie cardiaque, préparation cellulaire, génétique moléculaire), appuyées sur des équipements de pointe (ex : 3 IRM dont une 3 Tesla, 3 accélérateurs de particule dont une tomothérapie, pet scan, gamma caméra, 27 salles de blocs opératoires).

Poste

Poste à pourvoir par voie contractuelle (CDD/ CDI)
Vous êtes titulaire d'un BTS tertiaires avec option médicale
Vous avez une solide expérience professionnelle en qualité de secrétaire médicale (7 à 10 ans) dans un établissement de santé.
Connaissance de l’hôpital et de son environnement ainsi que des évolutions institutionnelles souhaitée

Le pôle CPV est composé des services de :
- Cardiologie
- Pneumologie
- Médecine Vasculaire
- Chirurgie Cardiaque
- Chirurgie Vasculaire

Vos Missions

- Organisation et répartition du travail des secrétaires du pôle (30 agents) en adéquation avec l’activité médicale et sous l’autorité du cadre de Pôle

Activités principales

Activités liées à la chefferie de Pôle

- Membre des bureaux de Pôle, elle assure la gestion administrative des instances du Pôle (préparation, convocations, CR de réunions…)
- Saisie de l’activité médicale du Pôle sur GTMED en lien avec un médecin du Pôle
- Saisie et transmission des tableaux de gardes des médecins et PH aux différents interlocuteurs
- Saisie et transmission des tableaux de gardes, de service des internes aux différents interlocuteurs

Organisation du travail

- Organisation et répartition du travail des agents sous sa responsabilité
- Mise à jour des profils de poste et fiches de tâches des secrétariats
- Coordination entre le chef de pôle et/ou le chef de service, le cadre de pôle, les médecins, les cadres, les autres secrétariats, les différentes directions (DSI, ressources matérielles, DRH,…)

Gestion des ressources humaines

- Animation des équipes
- Transmission des informations : notes de service, appel à candidatures, offres de formation,…
- Planning prévisionnel, gestion de l’absentéisme et régulation du VHM des agents en conformité avec la politique institutionnelle définie dans PROSPER.
- Encadrement et accompagnement des nouveaux agents et suivi formalisé de leur courbe d’apprentissage.
- Accompagnement des agents en reconversion professionnelle positionnés sur des postes administratifs au sein du pôle en lien avec la coordination des secrétariats médicaux.
- Evaluation annuelle des agents.
- Participation au recrutement en lien avec la DRH.
- Encadrement des étudiants et suivi des stages.
- Commande de fournitures de bureau et formulaires divers.

Gestion des risques et de la qualité

- Garante de l’identitovigilance, du bon accueil physique et téléphonique des patients, de la confidentialité et du respect absolu du secret médical dans tous les postes administratifs du pôle.
- Veille à l’application et à l’optimisation de la politique qualité de l’établissement en lien avec la direction de la qualité et la coordination des secrétariats médicaux.
- Archivage : garante de l’archivage intermédiaire, état des lieux et amélioration des pratiques

Gestion de projet

- Elaboration et suivi de projets dans le périmètre du secrétariat et de la coordination administrative.

Profil

Votre profil

BTS tertiaires avec option médicale

Savoir

Avoir une solide expérience professionnelle en qualité de secrétaire médicale (7 à 10 ans) dans un établissement de santé.
Connaissance de l’hôpital et de son environnement ainsi que des évolutions institutionnelles.

Connaissances – prérequis :
- Bonne maitrise du français : grammaire et orthographe, capacités rédactionnelles
- Bonne maitrise informatique : pack office et Logiciels du SIH-DPI
- Maitrise des règles de secrétariat
- Maitrise des procédures d’identitovigilance
- Bonne connaissances en terminologie médicale
- Bonne connaissance du système de santé et du fonctionnement institutionnel : notions de T2A, PMSI, droits du patient,…

Savoir-faire

- S’adapter aux spécificités du service ou du pôle
- Hiérarchiser les priorités
- Savoir faire face aux situations inhabituelles
- Management d’équipe
- Gestion du stress
- Etre capable de proposer des améliorations organisationnelles sous forme de projet à sa hiérarchie
- Etre capable de concevoir et de tester de nouvelles organisations de travail en concertation avec le corps médical et la direction
- Etre capable de gérer les problèmes et de proposer des solutions concertées.

Savoir être

- Avoir la capacité à se positionner en tant que responsable hiérarchique
- Capacité à travailler en équipe, esprit de collaboration
- Engagement professionnel
- Dynamisme
- Sens de l’écoute
- Tact et discrétion, respect de la confidentialité
- Tolérance, ouverture d’esprit, disponibilité
- Savoir dire non et prendre du recul
- Sens du service public

Confirmé (5 ans et plus)

Certificat de Secrétaire médical ou médico-social(e)

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