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Secrétaire médicale - Temps plein - Pôle 94G11 - en intra-hospitalier H/F

Groupe Hospitalier Paul Guiraud Offre n°986739 — publiée le 11/11/2019

CDD / Remplacement

Temps plein

Villejuif (94)

Établissement / Entreprise

Groupe Hospitalier Paul Guiraud

Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG) assure une mission de service public en psychiatrie adulte qui recouvre 13 secteurs de psychiatrie générale, six se situent dans le Val de Marne et sept dans les Hauts de Seine, il dessert 30 communes regroupant plus de 920 000 habitants. Le groupe hospitalier est l'un des trois hôpitaux psychiatriques les plus importants de France. Près de 21 000 patients y sont traités chaque année dont 80% en extrahospitalier. Environ 2000 personnels assurent cette mission, Deux instituts de formation sont rattachés au groupe hospitalier : un pour les infirmiers et un pour les aides soignants. Le groupe hospitalier poursuit l'amélioration de son offre de soins : après l'ouverture , en juin 2012, d'un hôpital de 120 lits à Clamart, et en juin 2013 celle de l'Unité Hospitalière Spécialement Aménagée (UHSA), structure de 60 lits dédiée à la prise en charge des détenus en Ile de France

Poste

1 – Identification de la fonction
Intitulé : Assistant(e) médico-administrative
Affectation : Unités intra hospitalières de Psychiatrie Adulte, secteur 94G11 (Vitry sur Seine)

2 – Missions de la fonction

Assurer le secrétariat médical des 2 unités fonctionnelles intra hospitalières du secteur de psychiatrie 94G11 :
- Pavillon 8A (UF 5043)
- Pavillon 8B (UF 5042)

3 – Position de la fonction dans la structure

Rattachement hiérarchiques :
Cheffe de service par intérim : Dr. THALASSINOS
Chef de Pôle par intérim : Dr. LAVAUD

Rattachement fonctionnel :
Interne : chef de secteur et de pôle, Praticiens Hospitaliers et les autres membres de l'équipe médicale
Externe : autres services de l'établissement et interlocuteurs extérieurs.
Relations professionnelles les fréquentes :
Membres de l'équipe médicale, membres de l'équipe médico-sociale, autres secrétaires, cadres, administration de l'hôpital.

4 – Activités dans la structure

Permanentes :

Assurer les activités courantes de secrétariat :

Réception et filtrage des appels téléphoniques
Accueil physique des patients et des familles
Enregistrement, triage et redistribution du courrier
Assurer la frappe et la mise en forme des différents documents (courriers, certificats, lettres de liaison, comptes-rendus d'hospitalisation…) ;
Programmation des certificats médicaux réglementaires et relations avec les délégations territoriales des ARS et avec le TGI
Archivage et classement des dossiers et des différents documents du service
Affichage des annonces pertinentes
Gestion des rendez-vous du chef de service et des autres médecins du secteur
Saisie des données d'activité (admission, mutation, sortie, consultation….)
Participation aux réunions institutionnelles
Assurer la liaison et la transmission des informations entre les différentes entités du service, y compris l'extrahospitalier
Centralisation du planning mensuel de présence des médecins et gestion de leur absence sous couvert du Chef de service.

Ponctuelles :
Gestion des stocks de fournitures et passation des commandes.
Remplacement des autres secrétaires pendant leur absence.
Centralisation des commandes et des demandes de travaux pour l'ensemble du secteur.

Profil

5 – Profil nécessaire pour la fonction

Niveau d'emploi : Catégorie : B

Statut / Corps / (grade)

Assistant médico-administratif.
Formations

Baccalauréat SMS ou formation de secrétariat médical.
Expériences
Expérience du travail en milieu hospitalier et/ou en psychiatrie souhaitée.
Expérience de l'accueil de personnes en difficulté (patients et leurs familles)

Compétences

Savoirs :
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques (Word, Excel, etc.)
Maitrise de l'orthographe et de la syntaxe
Connaître les règles du secret professionnel en milieu hospitalier

Savoir-faire :
Rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants.
Savoir communiquer et adapter son langage, ses messages au public et à l'interlocuteur.
Respecter les procédures d'organisation.
Planifier ses activités, gérer les priorités et les aléas.
Savoir hiérarchiser les demandes.

Savoir-être :
Maîtrise de soi.
Capacité de travailler dans l'urgence.
Sens du relationnel et de l'écoute.
Respect des usagers.
Devoir de discrétion et respect du secret professionnel.

Qualités
Patience, calme et sens de l'organisation

6 – Organisation du travail
Horaires : 9H-17H du lundi au vendredi

7 – Pour postuler
Renseignements sur le poste : 01 42 11 68 40 (Secrétariat)
Adresser les candidatures (lettre de motivation et CV) par mail : muriel.thalassinos @gh-paulguiraud.fr ou recrutement@gh-paulguiraud.fr ou par courrier : Direction des ressources humaines, 54 avenue de la République 94800 VILLEJUIF

Expérimenté (2 à 5 ans)

Bac général - Bac techno - Bac pro