Secrétaire / secrétaire de direction — H/F

Fondation Roguet Offre n°1054875 — publiée le 11/03/2020

CDI

Temps plein

Clichy (92)

Établissement / Entreprise

Fondation Roguet

Centre de moyen et long séjour " ROGUET ", établissement public de santé à orientation gériatrique, 358 lits et places installés dont:
- 75 lits et 10 places d'hôpital de jour classés en soins de suite,
- 75 lits de soins de longue durée (secteur sanitaire) ,
- 188 lits de maison de retraite médicalisée et 10 places d'accueil de jour " Alzheimer ".

Un budget d'exploitation de 25 millions d'euros. L'effectif du personnel est de l'ordre de 370 agents.

La Fondation est bien desservie en transports en commun et dispose d’un parking et d’une crèche pour le personnel au sein de ses locaux.

Poste

1. Organiser le planning du Directeur
• Organiser l’agenda et les prises de rendez-vous
• Rappeler des informations importantes, traiter et suivre les parapheurs
• Filtrer les appels téléphoniques

2. Participer aux travaux des différentes directions
• Participer à l’élaboration de l’agenda des instances en tenant compte des impératifs des calendriers
• Préparer les réunions (convocations, réservation de salles, rédaction des ordres du jour et des comptes rendus)
• Suivre les dossiers de candidature (préparer les pièces pour le dossier de recrutement, prendre les RDV pour les entretiens, remplir les tableaux de bord)
• Participer aux activités événementielles de la Fondation

3. Gérer le secrétariat de direction
• Tenir les agendas des directeurs
• Conduire le service d’accueil (prise de rendez-vous téléphonique et accueil des visiteurs)
• Traiter le courrier (postal et électronique)

4. Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique
• Aider au classement et organiser l’archivage des dossiers
• Superviser l’actualisation du site internet de la Fondation et de la base de données des usagers
• Rédiger les courriers et participer à l’élaboration des documents institutionnels
• Travail en bureau
• 35h hebdomadaires
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Relations professionnelles
Lien hiérarchique : sous l’autorité directe du Directeur de l’établissement
Lien fonctionnel : les autres directions et services fonctionnels

Profil

• Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement de santé

Savoir-être
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
• Bon relationnel, bonne présentation
• Polyvalence
Diplôme / Qualification
• Poste ouvert aux fonctionnaires et agents contractuels
• Domaine de formation : secrétariat de direction, assistant de manager, gestion des entreprises et des administrations
• Expérience : Une expérience au service d’une direction ou d’une présidence serait appréciée. Une expérience dans un établissement de santé serait un plus.

Aucune expérience, Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

Bac +2 (ou supérieur) secrétariat de direction, assistant de manager, gestion des entreprises et des administrations

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