Offre expirée

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Secretaire H/F

Orpéa Offre n°1569676 — publiée le 11/11/2021

CDI

Temps plein

Joinville-le-Pont (94), Val-de-Marne

Établissement / Entreprise

Orpéa

Résidence la Vallée de la Marne Joinville-le-pont

Poste

Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative.

Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes ORPEA, de l'intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables.

Gestion des appels téléphoniques
1) Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
2) Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires
3) Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation
4) Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
5) Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents
6) Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence
7) Transmettre le standard en fin de poste

Accueil physique
8) Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques
9) Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction
10) Remettre le livret d'accueil au résident
11) Gérer et remettre les cartes d'accès aux résidents, visiteurs et entreprises
12) Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
13) Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL...
14) S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction

Gestion des dossiers administratifs des résidents
15) Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
16) Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents
17) Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants,...
18) Assurer les encaissements et les remises bancaires
19) Suivre les impayés et les contentieux
20) Tenir le journal de caisse
21) Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
22) Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents

Activités administratives
23) Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus
24) Assurer la gestion de la " boutique "
25) Assurer le suivi des commandes de repas du personnel
26) Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks
27) Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine
28) Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..) pour la résidence comme pour les résidents
29) Classer les copies des courriers. Ranger les archives
30) Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques
31) Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs

Entre 19200 € et 20400 € (bruts/an)

Travail le WE

Profil

Débutant accepté

Aucune expérience

Sans diplôme