Secrétaire Pôle AVDL — H/F

Croix Rouge Française - Délégation Régionale Ile de France Offre n°978045 — publiée le 13/11/2019

CDD / Remplacement

Temps plein

Créteil (94)

Acteur de l’économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française est à la fois une association fidèle aux principes fondateurs de la loi de 1901 et une organisation à but non lucratif engagée dans le secteur de la santé, de l’aide à l’autonomie, de l’urgence et du secourisme, de l’action sociale, de la formation et de la solidarité internationale.

Premier opérateur associatif dans le champ sanitaire, médico-social et social, la Croix-Rouge française rassemble 18 000 salariés dans plus de 600 établissements et services, organisés par filières métiers : sanitaire, personnes-âgées, handicap, domicile, enfance et famille, lutte contre les exclusions, formation. La Croix-Rouge française constitue également un réseau associatif de 54 000 bénévoles engagés au cœur des enjeux de société.

La Direction Régionale d’Ile-de-France située à Noisy le Grand (93) regroupe plus de 4 600 salariés et est à la tête de 140 établissements et services, dont une centaine pour le secteur social et médico-
social.

Poste

CDD DE 3 MOIS A POURVOIR IMMEDIATEMENT

FINALITÉ
Au sein du service insertion du SIAO unique du Val-de-Marne, vous assistez l’équipe du pôle AVDL dans l’accomplissement de ses missions d’accompagnement au relogement des ménages sortant du dispositif Accueil Hébergement Insertion (AHI), d’interface entre les structures du secteur AHI et les bailleurs du département. Cette mission commence notamment par l’inscription sur SYPLO des ménages considérés prêts au logement que les structures du dispositif AHI nous transmettent.

MISSIONS ET ACTIVITÉS
GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS
 Réception des dossiers pour une demande d’inscription sur SYPLO / ou toute autre demande au niveau du Pôle AVDL ; envoi d’email accusant réception des demandes et traitement de celles-ci.
 Constitution du dossier (création du dossier papier et informatique) ;
 Répartition équitable des dossiers entre les travailleurs sociaux en tenant compte de critères définis préalablement ;
 Préparation de la fiche synthèse présentant la situation du ménage ;
 Assurer le lien avec les structures quant au contenu du dossier (complet/ incomplet) et mise à jour des dossiers papiers et Syplo dès réception des documents ; solliciter les prescripteurs en cas de besoins de compléments d’information.

SUIVI ADMINISTRATIF DE L’ACTIVITE
 Enregistrement des demandes et dossiers dans le tableau de suivi de l’activité qui doit être constamment maintenu à jour ;
 Assurer la mise à jour des tableaux de suivi de l’activité : tableau d’enregistrement général, tableau des actions collectives, tableau des mesures d’accompagnement, tableau des bilans diagnostics, mise à jour du tableau de suivi et inscription sur SYPLO)
 Préparation des tableaux nécessaires à la participation aux COPIL Résidences Sociales (ou toute autre rencontre partenariale) ;

ASSURER L’INFORMATION DES PARTENAIRES ET LES MENAGES
 Assurer la circulation des informations quant aux dossiers des ménages : rédaction des courriers informant les ménages sur leur dossier (courrier positionné/ non positionné sur SYPLO…), mail aux structures pour les informer de la décision de la réunion pour chaque dossier présenté ; renseignement du tableau de la COMED à sa demande ; répondre aux mails des structures quant à l’avancement d’un dossier ; renseigner les travailleurs sociaux instructeurs concernant le dispositif SIAO ;
 En l’absence des travailleurs sociaux du service, et si proposition de logement, répondre rapidement au réservataire et entamer la procédure de positionnement afin d’éviter la perte du logement ;

ACCUEIL TELEPHONIQUE ET ORGANISATION DU SERVICE
 Accueil téléphonique du pôle
 Préparation de réunion de service via la création du tableau récapitulatif des dossiers qui seront présentés ;
 Préparation du matériel à prévoir dans la salle lors des réunions partenariales ;
 Rédaction des comptes rendus des réunions ;
 Rangement et classement des dossiers physiques ;
 Dans le cadre de vos fonctions, vous pouvez être amené à effectuer divers travaux administratifs en fonction du besoin du SIAO.

ASSURER LE CONTINUITE D’ACTIVITE ET LE LIEN AVEC LES AUTRES SERVICES
 Gestion du standard pendant les congés des collègues administratifs ;
 Assurer un renfort auprès des collègues administratifs lorsque les services sont en tensions ou en cas d’absences.

PARTICIPATION A LA VIE DU SERVICE
 Participation aux réunions d’équipe, ainsi qu’à toute autre réunion et/ou formation en lien avec votre fonction.

Entre 21250 € et 21260 € (bruts/an)

Reprise d'ancienneté, Aide au logement

Profil

COMPÉTENCES TRANSVERSES

 Maitrise de l’outil informatique (pack office).
 Sens du travail en équipe, sens de l’organisation et des priorités.
 Capacité à reporter par écrit les informations avec rigueur et précision.
 Capacité à rendre compte auprès de sa hiérarchie.
 Capacité d’adaptation ;
 Capacité à travailler dans des délais parfois courts ; très bonne réactivité ;
 Rigueur / Fiabilité.

COMPÉTENCES MÉTIER
 Connaissance des outils métiers internes SI SIAO, SYPLO etc…
 Veiller à la sécurité et à la confidentialité des données ;
 Techniques de secrétariat, techniques de prise de note et de gestion administrative
 Modalités d'accueil physique et téléphonique
 Méthodes de classement et d'archivage
 Normes rédactionnelles
 Très bonne organisation dans le traitement des demandes

Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

BAC +2

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