AGENT ADMINISTRATIF ACCUEIL – ADMISSION H/F

Le Groupement Hospitalier de Territoire Nord Hauts-de-Seine recrute pour le service du Bureau des Entrées du Centre d'Accueil et de Soins Hospitaliers - Hôpital Max Fourestier de NANTERRE un AGENT ADMINISTRATIF ACCUEIL – ADMISSION H/F.

Définition
Assurer l’accueil, le traitement administratif des dossiers de patients externes et hospitalisés, en garantissant la fiabilité des données nécessaires à la facturation et à la prise en charge financière, dans le respect des procédures d’identitovigilance et de facturation.

Contexte général de la mission
Le Bureau des Entrées est rattaché à la Direction des Affaires Financières.
Il constitue un acteur clé dans l’optimisation des recettes de soins de l’établissement. Proche des services de soins, il contribue à la fluidité des circuits administratifs patients, à la sécurisation du recouvrement et à la gestion des dispenses de soins.
La vérification rigoureuse de l'identité du patient est un enjeu majeur : elle permet non seulement de sécuriser la prise en charge administrative et financière, mais aussi de garantir la continuité et la sécurité des soins.

Missions générales
• Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs proches dans le respect des règles de confidentialité et de bienveillance.
• Création, vérification et mise à jour des dossiers administratifs : identité, droits sociaux, assurance maladie, mutuelle, complémentaire santé, régime spécifique.
• Vérification de l’identitovigilance : contrôle des documents d’identité et conformité avec les procédures en vigueur.
• Réception et traitement des dossiers de préadmission : hospitalisation, soins externes, consultations.
• Encaissement des frais médicaux (acompte hospitalisation, soins externes, chambre particulière, chambre mortuaire…) et gestion de la caisse.
• Information, orientation et accompagnement des patients dans leurs démarches administratives (ouverture de droits, constitution de dossiers de prise en charge...).
• Coordination avec les services hospitaliers, les secrétariats médicaux et les assistantes sociales pour garantir la fiabilité des données et anticiper les situations à risque.
• Participation au traitement des anomalies de dossiers, en lien avec les équipes facturation.
• Saisie des mouvements (entrées, transferts, sorties) en appui des services, notamment pour les patients transférés.
• Accompagnement et formation des nouveaux agents du Bureau des Entrées : transmission des procédures, tutorat sur les outils informatiques et les bonnes pratiques professionnelles.

Missions complémentaires
• Renforcer l’équipe de back-office ou de facturation en cas de besoin.
• Polyvalence sur les différents secteurs d’accueil-admissions-urgences.
• Participer aux réunions de service.
• Participer à l’élaboration ou à la mise à jour des procédures d’admission.
• Traiter les différentes requêtes en collaboration avec les responsables de la facturation.

Position hiérarchique
• Directeur des Affaires Financières
• Responsable Bureau des Admissions
• Adjoint des Cadres du Bureau des Admissions

Relations fonctionnelles
• Équipe du Bureau des Entrées
• Patients et leurs représentants
• Services d’hospitalisation et de consultations
• Secrétariats médicaux
• Assistantes sociales
• DRFIP
• Direction Financière
• DIM

Conditions d’exercice du poste
Temps de travail hebdomadaire : 37h30 (hors pause repas)
Pause repas : 45 minutes
Horaires : du lundi au dimanche selon planning de service

Possibilités: Crèche - Comité d'Entreprise...

En fonction des nécessités de service et dans le cadre de la continuité du service public, les agents peuvent être amenés à occuper temporairement d’autres postes à compétence équivalente.

Qualifications et compétences requises
Niveau requis
• BEP secrétariat ou équivalent
• Baccalauréat

Savoir-faire métier
• Maîtrise des outils informatiques (logiciels de gestion administrative hospitalière, messagerie, bureautique).
• Connaissance des procédures de gestion administrative des patients.
• Communication adaptée à différents interlocuteurs.
• Capacité à appliquer les règles d’identitovigilance.
• Capacité à gérer une caisse et à assurer un suivi rigoureux des encaissements.
• Analyse des données et gestion des priorités.

Connaissances requises
• Droit des usagers du système de santé.
• Éthique et déontologie professionnelles.
• Organisation du travail et méthodologie.
• Gestion administrative, économique et financière.

Savoir-être souhaités
• Ponctualité, disponibilité.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec les différents services.
• Sens de l’accueil, de l’écoute et du service public.
• Capacité à se positionner, à rendre compte et à s’adapter aux priorités.
• Respect de la confidentialité des informations traitées.