Assistant administratif — H/F

La Direction des Maisons de l'Enfance et de la Famille (DIMEF) a pour mission d'accueillir toute l'année (24h/24h et 365 jours par an) et en urgence, tous les mineurs confiés à la Présidente du Conseil départemental soit par l'autorité judiciaire au titre de la protection de l'enfance, soit par les parents dans le cadre d'un contrat d'accueil provisoire.

Nous recherchons un(e) secrétaire placé(e) sous l'autorité hiérarchique du chef de service. Il/elle constitue un lien entre l'équipe pédagogique et le chef de service et doit faire circuler les informations au sein de la maison et avec le siège (informations planning et facturation).

Les missions sont les suivantes :
L'accueil :
- Accueil physique des personnes (agents, enfants, partenaires)
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques

Gestion administrative du personnel et des usagers :
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et de courriers
- Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
- Saisie, mise à jour et /ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux
- Traitement et gestion des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Gestion budgétaire et logistique :
- Contrôle, suivi de la conformité des services/travaux
- Gestion des commandes, du matériel
- Suivi et contrôle budgétaire

La Direction des Maisons de l'Enfance et de la Famille (DIMEF) a pour mission d'accueillir toute l'année (24h/24h et 365 jours par an) et en urgence, tous les mineurs confiés à la Présidente du Conseil départemental soit par l'autorité judiciaire au titre de la protection de l'enfance, soit par les parents dans le cadre d'un contrat d'accueil provisoire.

L'organisation :

La DIMEF est un établissement social départemental qui gère 13 sites d'accueils répartis sur l'ensemble du département des Bouches-du-Rhône : Marseille, Vitrolles, Salon-de-Provence, La Penne-sur-Huveaune et Septèmes.

Elle propose une diversité de réponses en rapport avec les difficultés rencontrées par la population accueillie :

- Structures collectives pour enfants de 0 à 18 ans
- Accueil familial
- Foyer maternel pour mères mineures enceintes ou avec enfants
- Pouponnière de 0-3 ans
- Hébergement individualisé
- Structures collectives pour adolescents(tes)
- Service d'accueil de jour

Les maisons et services de la DIMEF sont assistés par le service de régulation de jour et de nuit et par le service de rapatriement. Ces deux services ont pour mission de centraliser les demandes d'admission et d'assurer le suivi des procédures d'orientation des mineurs accueillis.