Sous la responsabilité du directeur d’établissement et en lien avec les 3 chefs de service, il/elle réalise les opérations administratives nécessaires à la bonne marche de l’établissement.
Interlocuteur privilégié au sein de l’établissement, il/elle est garant des relations internes et externes et il/elle assure ainsi une qualité de communication en véhiculant une bonne image de l’établissement.
L’assistant intervient sur les aspects suivants :
Accueil physique et téléphonique :
• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
• Réceptionner les appels entrants et apporter une réponse adaptée à l’interlocuteur (renseignement, orientation, prise de messages)
• Assurer le lien entre l’établissement et son environnement externe
• Assurer la bonne diffusion des informations aux destinataires concernés
Gestion administrative de l’établissement :
• Assurer la gestion du courrier papier o ou électronique de l’établissement : enregistrement, diffusion, affranchissement
• Rédiger les courriers et les notes à partir des consignes de la direction
• Assurer le suivi, le classement et l’archivage des documents et des dossiers
• Rédiger les comptes rendus de réunions
Gestion administrative des usagers/de l’activité :
• Assurer le suivi des admissions et des prises en charge (dont renouvellement des notifications MDPH) et tenir un rôle d’alerte en cas d’irrégularités ou retards
• Assurer la gestion comptable de la PEC et de la facturation
• Appuyer la direction sur le remplissage des données administratives sur IMAGO et Viatrajectoire
Participer au fonctionnement et à l’organisation de l’établissement :
• Tenir un agenda et gérer les rendez-vous selon les besoins de l’établissement
• Préparer les dossiers pour les rendez-vous et les réunions
• Organiser les déplacements
• Gérer les sujets relatifs à l’immobilier : le bail, les interventions de maintenance
Participer à certaines missions transversales et de direction
