Assistant administratif H/F - CDI - Siège - 26-108-70

Accueil, information et orientation du public
• Assurer l’accueil physique des visiteurs, les orienter au sein du siège
• Assurer l’accueil téléphonique : gestion du standard, tri et traitement de la messagerie vocale.
• Identifier, filtrer et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés (siège, structures, services de l’Association).
• Transmettre les messages et garantir une communication fluide entre l’extérieur et le siège.
• Informer le public sur l’organisation et le fonctionnement du siège et de l’Association.
• Assurer une qualité d’accueil adaptée aux différents publics reçus au siège, dans le respect des règles de courtoisie et de confidentialité.
• Préparer et proposer des cafés aux visiteurs et, le cas échéant, aux personnes reçues en rendez-vous, en veillant à la bonne tenue et au réassort de l’espace d’accueil.

Gestion du secrétariat
• Assurer la gestion du courrier papier et électronique : réception, tri, diffusion, transmission, envois, et traitement de la boîte mail générique.
• Réceptionner et signer les bons de livraison pour colis et recommandés.
• Préparer des dossiers, concevoir et mettre en forme différents documents, courriers et supports de communication.
• Rédiger des courriers pour les cadres du siège.
• Veiller au respect de la charte graphique de l’Association.
• Gérer au besoin les agendas des directeurs, organiser des réunions et participer à la préparation des déplacements (réservations diverses).
• Assurer le suivi des parapheurs, contrôler les pièces soumises à signature et alerter la hiérarchie en cas de besoin.
• Réaliser la reliure de documents institutionnels.
• Mettre à jour certains documents internes (annuaires, listes, etc.).
• Participer à la mise à jour du site internet et à la création de supports visuels, en lien avec l’Assistante de Direction Générale.

Organisation et logistique
• Réserver des salles de réunion selon les besoins et veiller à leur disponibilité.
• Préparer les salles et espaces d’accueil nécessaires à la tenue des réunions et rendez-vous.
• Gérer le réassort des fournitures d’accueil et de bureau et procéder aux commandes.
• Assurer le suivi des besoins courants liés à l’accueil et au fonctionnement du siège.

• BTS Assistant de direction ou assistant manager souhaité
• Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique, de l’orthographe et de la syntaxe (tests préalables à l’embauche)
• Très bon sens du relationnel et de l’organisation
• Sens de la coopération et du travail en équipe
• Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel
• Aptitude à la prise d’initiative
• Attestation d’honorabilité obligatoire à l’embauche (https://honorabilite.social.gouv.fr/)