ARPAVIE - Groupe SOS Seniors recrute un(e) Gestionnaire administratif(ve) du patrimoine, pour son siège social situé à Issy-les-Moulineaux (92), en CDD pour une durée d'un mois (possibilité de renouvellement).
Rattaché(e) à la Direction du Patrimoine et de la Maintenance, vous coordonnez le fonctionnement administratif du service.
Vos missions :
Gestion des flux entrants et soutien des directions d'établissement
Répondre en première réponse à des demandes ne nécessitant pas d'expertise. En second ressort, orienter les directeurs d'établissement vers les outils et procédures adaptés, faciliter la résolution des problématiques ou le cadre technique référent
Réceptionner, trier et orienter courriers et appels, évaluer leur niveau de priorité et urgence.
Suivi administratif des projets
Coordonner le suivi administratif des projets (travaux, dossiers réglementaires, plans...), sous le contrôle du directeur du Patrimoine et des cadres de l'équipe
Assurer, la transmission et la complétude des documents et process règlementaires sous l'encadrement du directeur du Patrimoine.
Gestion des demandes, réclamations et suivi qualité
Permettre une bonne circulation des informations et communication au sein de l'équipe, notamment dans les situations urgentes
Assurer la supervision des demandes et réclamation émanant des outils de gestion des réclamations et EIG (Blue Kango), et des demandes faites dans l'outil métier GAMMEO
Veiller à une bonne réactivité des réponses apportées par le service aux interlocuteurs et à la qualité des réponses
Administrer et mettre à jour les bases de données relatives à la direction du patrimoine (contrats, appli BK, baux, plans...)
Faire le lien au besoin entre les interlocuteurs et les membres de l'équipe dans la gestion des demandes, réclamations, EI et autres.
Interface opérationnelle et coordination interne
Servir de relais entre les équipes de la direction du patrimoine et de la maintenance, les services des achats, les établissements les fournisseurs, et services du siège
Venir en soutien des cadres dans la gestion de leur quotidien et notamment dans les démarches administratives ou autres (DACAM...)
Participer à l'organisation et l'élaboration de reporting à destination des établissements, internes ou externes (bailleurs).
Optimiser le temps des responsables
Planifier et organiser les réunions
Rédiger les comptes rendus, notes et correspondances
Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
