Office Manager/Coordinateur Département de la Transformation Numérique — H/F

L’office manager est placé sous l’autorité directe du Directeur du Département de la Transformation
Numérique afin d’accompagner l’équipe d’encadrement mais aussi de coordonner le Département
de la Transformation Numérique

MISSIONS
Il/Elle sera en charge de l’assistanat des équipes, d’une partie de l’administration du personnel, de la
gestion opérationnelle des Services Généraux et de la transmission des informations au département
comptabilité.

ACTIVITES

- Coordination des services du département en s’occupant de toute la gestion administrative (absences, astreintes, déplacements, achats) ;
- Transmission des informations à l’intérieur du département et aux départements transverses ;
- Gestion de l’accueil physique des visiteurs, des appels téléphoniques avec transmission des messages auprès des bons interlocuteurs et du courrier du département ;
- Organisation des différents évènements internes/externes ainsi que les réunions internes en rédigeant les compte-rendu et contribuant à la préparation des supports de présentation ;
- Rédaction des supports de communication interne (note de service, reporting…) ;
- Gestion de la communication entre le directeur DTN et les différents interlocuteurs internes (Départements cliniques, Départements recherches et Départements supports) ainsi qu’avec les principaux interlocuteurs externes (Institutions, partenaires, fournisseurs, centres de recherche…) ;
- Elaboration de rapports et bilans d’activité ;
- Contribution à l’élaboration des réponses aux appels à projet de financement de projets d’investissement ainsi qu’au suivi et au pilotage financier du département en collaboration avec le contrôle de gestion;
- Centralisation des demandes, organisation des comités de pilotage des achats, relation avec la direction de la commande publique et des achats de l’IPC ;
- Contribution au suivi et au pilotage financier en collaboration avec le contrôle de gestion.

L’Institut Paoli-Calmettes est un centre de lutte contre le cancer régi par le Code de la Santé Publique.
A ce titre, il se voit chargé par la loi d’une mission de service public en matière de cancérologie.

Ses missions sont les suivantes :
- prévention et dépistage du cancer,
- recherche en cancérologie sur l’ensemble des aspects diagnostiques et thérapeutiques de la pathologie cancéreuse,
- prise en charge des patients au plan diagnostique et clinique sur la totalité de leur parcours (chirurgie, radiothérapie, chimiothérapie) et selon les modes de prise en charge adaptés (hospitalisation conventionnelle, hôpital de jour, hospitalisation à domicile),
- enseignement et formation continue en cancérologie.

D’essence hospitalo-universitaire, l’Institut Paoli-Calmettes est adossé à la Faculté de Médecine (une partie importante de nos praticiens est universitaire) et à l’Inserm dont il accueille sur site, des unités de recherche.

Par nature, l’Institut Paoli-Calmettes a également vocation à participer aux campagnes d’information et de prévention à destination du grand public.