Cadre administratif H/F

Rattachement hiérarchique
Sous l'autorité du Directeur d'établissement.
Finalité du poste
Le Cadre Administratif contribue au bon fonctionnement de l'établissement en assurant le pilotage des activités administratives et des ressources humaines. Il coordonne les processus RH, supervise la gestion administrative du personnel, accompagne les managers dans leurs problématiques quotidiennes et veille à la qualité des organisations administratives.
Véritable relais de la direction, il participe à la mise en oeuvre du projet d'établissement et garantit la conformité des pratiques administratives, sociales et réglementaires.
Missions principales
Gestion des ressources humaines
• Assurer la gestion administrative du personnel de l'embauche à la sortie du salarié.
• Assurer la préparation les documents administratifs liés à l'embauche.
• Assurer la rédaction des contrats de travail, avenants et documents de fin de contrat.
• Assurer le suivi des périodes d'essai et des échéances contractuelles.
• Assurer la préparation et transmettre les éléments variables de paie.
• Assurer l'interface entre les salariés, les managers, les services RH et les services paie.
• Conseiller les responsables de service sur les questions relatives à la gestion du personnel.
• Suivre les indicateurs RH (absentéisme, recrutement, turnover, formation, effectifs).
• Participer à l'amélioration continue des processus RH.

Recrutement et développement des compétences
• Assurer le suivi des recrutements.
• Diffuser les offres d'emploi en lien avec le logiciel dédié : MSTAFF.
• Participer aux entretiens de recrutement à la demande des cadres des services et de la direction.
• Organiser l'intégration des nouveaux collaborateurs.
• Assurer la fonction de correspondant formation.
• Participer à l'élaboration et au suivi du plan de développement des compétences.
• Assurer le suivi administratif des actions de formation.

Pilotage administratif et gestion
• Élaborer et suivre les tableaux de bord administratifs et sociaux.
• Produire les indicateurs nécessaires au pilotage de l'activité.
• Participer à la préparation budgétaire dans son domaine.
• Assurer le suivi des dépenses et des factures relevant de son périmètre.
• Rédiger les notes administratives, procédures internes, comptes rendus et supports de communication en lien avec son domaine d’activité.
• Veiller à l'application des procédures internes et des obligations réglementaires.
• Participer aux démarches qualité, aux évaluations et aux projets institutionnels.

Management et coordination des équipes administratives
• Encadrer, animer et accompagner les collaborateurs du service paie et planning
• Superviser les équipes en charge de la paie, de l'administration du personnel et de la gestion des plannings.
• Organiser la répartition du travail et veiller à la continuité de service.
• Accompagner les collaborateurs dans le développement de leurs compétences.
• Réaliser les entretiens professionnels et participer à l'évaluation des collaborateurs.
• Animer les réunions de service.
• Favoriser la coopération entre les différents services de l'établissement.
• Garantir la qualité et la fiabilité des informations administratives produites.

Supervision de la paie et de la gestion des plannings
• Contrôler la bonne transmission des éléments variables de paie avec notre prestataire
• Veiller à la qualité et à la fiabilité des données relatives au temps de travail.
• Superviser l'élaboration et le suivi rigoureux des plannings au travers de notre logiciel dédié : FOCAT
• Veiller au respect de la réglementation du travail, de la convention collective et des accords en vigueur.
• Accompagner les managers dans l'optimisation des organisations de travail.
• Participer à la recherche de solutions permettant d'assurer la continuité de l'accompagnement des usagers et résidents.
• Identifier les risques organisationnels et proposer des actions correctives.Veiller au respect strict de la GPE des établissements

Appui à la direction et continuité de fonctionnement
• Participer au pilotage des projets stratégiques de l'établissement.
• Représenter le Directeur sur délégation.
• Assurer la continuité de certaines missions de gestion en l'absence du Directeur.
• Participer à la gestion des situations exceptionnelles ou de crise.

Formation
• Diplôme de niveau Bac +3 à Bac +5 en Ressources Humaines, Administration des Organisations, Gestion des Établissements Sanitaires et Médico-Sociaux ou équivalent.
Compétences techniques
• Connaissance du droit du travail et de la réglementation sociale.
• Connaissance de la gestion du temps de travail et des organisations de service.
• Connaissance des processus de paie.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels RH.
• Capacité à analyser des indicateurs et à produire des tableaux de bord.
Qualités professionnelles
• Sens de l'organisation et des priorités.
• Rigueur et fiabilité.
• Discrétion professionnelle.
• Sens du service et de l'accompagnement.
• Qualités relationnelles et rédactionnelles reconnues.
• Leadership et aptitude au management.
• Capacité d'analyse et de prise de décision.
• Esprit d'équipe et sens de la coopération.
• Réactivité et adaptabilité.
Conditions particulières du poste
• Poste cadre.
• Participation aux réunions institutionnelles et groupes de travail.
• Disponibilité ponctuelle liée aux nécessités de fonctionnement de l'établissement.
• Déplacements occasionnels sur les différents sites de l'association
• Participation à la gestion des situations exceptionnelles et aux astreintes organisationnelles selon les besoins du service.