Contexte et enjeux du poste
Le projet de modernisation et d’extension de l’hôpital Jeanne de Flandre constitue un projet structurant pour le CHU de Lille. Sa réussite repose sur la capacité à coordonner les différents acteurs impliqués, à assurer la cohérence des travaux conduits par les équipes et à garantir la mise en œuvre opérationnelle des orientations et décisions arrêtées dans les instances de gouvernance.
Le projet consiste en la rénovation de l’ensemble des services de Jeanne de Flandre d’ici à 2031, l’extension sur deux nouvelles ailes d’hospitalisation et la création/restructuration des plateaux techniques interventionnels et opératoires. Il se caractérise par sa transversalité entre les pôles cliniques et médico-techniques présents à JDF et par sa complexité. Il vise à garantir la mise en œuvre du projet médico-soignant et à améliorer la qualité de la prise en charge et de l’accueil des patients et de leurs proches.
Dans ce contexte, le coordonnateur du projet occupe une fonction charnière entre les équipes opérationnelles, les instances techniques, la maîtrise d’ouvrage technique et la direction de projet.
Il veille à la bonne articulation des travaux, au respect du calendrier, à la production des livrables attendus et à la remontée régulière des informations nécessaires au pilotage du projet.
Il contribue ainsi à sécuriser l’avancement du projet, à anticiper les risques et à faciliter la prise de décision.
La mission s’intègre dans un projet engagé dans la phase des études après une phase de concours jusqu’en juin 2026. Le professionnel recruté est attendu dans un délai rapide (janvier 2027). Il a vocation à collaborer au projet sur la durée dans ses différentes phases futures.
Missions principales
Mission 1 – Assurer la coordination opérationnelle du projet
Organiser et coordonner les travaux des équipes mobilisées dans le cadre des comités techniques
Assurer l’articulation entre les différents groupes de travail et veiller à la cohérence de leurs contributions
Garantir la bonne compréhension et la déclinaison opérationnelle des orientations définies par les comités de pilotage
Identifier les interfaces entre les différents volets du projet et faciliter leur coordination
Veiller à la circulation fluide de l’information entre les équipes et les instances du projet, proposer et produire le contenu et les supports d’une information régulière et adaptée aux différentes cibles
Garantir la continuité des activités pendant les différentes phases du projet et ses opérations tiroirs
Mission 2 – Garantir le suivi des décisions, des échéances et des livrables
Décliner les décisions prises en COPIL en actions opérationnelles, assorties d’échéances, de responsables identifiés et de livrables attendus
Construire et tenir à jour un calendrier consolidé des travaux et des jalons du projet
Assurer le suivi régulier de l’avancement des actions et s’assurer de la production des livrables dans les délais impartis
Relancer les contributeurs et anticiper les risques de retard ou de non-conformité des livrables
Identifier les dépendances entre les actions et signaler les éventuels décalages susceptibles d’affecter le calendrier général
Proposer des mesures correctives et des arbitrages lorsque cela s’avère nécessaire
Mission 3 – Assurer l’interface entre les équipes, la maîtrise d’ouvrage technique et la direction de projet
Travailler en étroite coordination avec la maîtrise d’ouvrage technique afin d’assurer la cohérence entre les besoins fonctionnels, les orientations du projet et les travaux conduits
Assurer un lien permanent avec la direction de projet, composée du directeur de l’hôpital Jeanne de Flandre et de la direction des travaux
Préparer les éléments nécessaires au suivi et aux arbitrages de la direction de projet.
Veiller à la bonne articulation entre les réflexions menées dans les comités techniques et les décisions relevant des instances de gouvernance
Faciliter/organiser les échanges entre les professionnels hospitaliers, les équipes techniques et les différents contributeurs du projet
Alerter sans délai la direction de projet sur les difficultés, risques ou points de blocage nécessitant une intervention ou un arbitrage
Mission 4 – Organiser le reporting et contribuer au pilotage du projet
Mettre en place un dispositif de reporting régulier, synthétique et partagé sur l’état d’avancement du projet.
Produire des tableaux de bord permettant de suivre les échéances, les livrables, les points de blocage et les risques.
Préparer les supports de suivi des comités techniques et contribuer à la préparation des COPIL
Assurer la traçabilité des décisions, des actions engagées et des engagements pris par les différents contributeurs
Fournir à la direction de projet une vision actualisée de l’avancement, des difficultés et des points nécessitant une vigilance particulière
Adapter la fréquence et le niveau de détail du reporting aux enjeux et au rythme du projet
Positionnement et relations fonctionnelles
Le coordonnateur intervient en lien étroit avec l’ensemble des acteurs participant au projet.
Direction de projet
Directeur de l’hôpital Jeanne de Flandre (n+1)
Direction des travaux
Acteurs opérationnels et techniques
Maîtrise d’ouvrage technique
Responsables et participants aux comités techniques
Équipes médicales, soignantes, médico-techniques et administratives concernées par le projet
Directions et services du CHU de Lille impliqués dans les opérations de modernisation et d’extension
Instances de gouvernance
Comités de pilotage stratégiques et opérationnels
Comités techniques
Le coordonnateur assure une fonction transversale de suivi, de coordination et d’alerte. Il prépare et facilite les décisions, sans se substituer aux responsabilités propres de la direction de projet, de la maîtrise d’ouvrage technique ou des responsables des différents volets opérationnels.
