Chef-fe du service des affaires générales— H/F

Sous la responsabilité de la directrice, vous organiserez et piloterez le service des affaires générales dont les missions portent sur la gestion budgétaire et comptable, la gestion des ressources humaines, le secrétariat général, la logistique et la sécurité des locaux et bâtiments.
A ce titre, vous veillez :
- Au bon fonctionnement de ces activités et à la bonne organisation des 4 pôles du service dont il/elle est responsable : le pôle administratif, composé de 3 ETP, le pôle technique et entretien des espaces verts composé de 2 ETP jardiniers et 2 ETP ouvriers techniques, le pôle entretien des locaux et lingerie composé de 4 ETP et le pôle restauration composé de 2 ETP ;
- Au respect des normes de qualité, d’hygiène et de sécurité en vigueur : sécurité incendie, sécurité alimentaire, conditions de travail des personnels, conditions d’accueil et d’hébergement des usagers.

1. Pilotage de l’activité :
- Organiser l’activité du service, programmer les activités, établir les plannings
- Encadrer et animer les équipes
- Superviser les activités
- Elaborer les procédures et garantir leur bonne application
- Evaluer les actions menées par le service et proposer des axes d’amélioration
- Elaborer le rapport d’activité concernant les éléments suivis par le service
- S’inscrire dans une équipe de direction et prendre les relais en cas d’absence
- Veiller à la continuité de l’activité en favorisant la polyvalence

2. Gestion financière et budgétaire :
- Préparer les éléments pour élaborer en lien avec la Directrice, le budget de l’établissement, suivre et analyser son exécution
- Elaborer les documents budgétaires et de bilan
- Proposer les besoins d’investissement pour établir en lien avec la Directrice, la programmation pluri-annuelle
- Garantir la bonne exécution budgétaire et comptable
- Veiller au respect des procédures budgétaires, comptables et de la commande publique
- Assurer la fonction de suppléant-e sur la Régie financière

3. Gestion des ressources humaines :
- Veiller à la gestion des ressources humaines : suivi des effectifs et des dossiers des personnels, recrutement, formation, … en lien avec le Service des Ressources Humaines de la Ville
- Préparer et suivre le plan de formation
- Assurer la coordination des questions de santé et sécurité

4. Gestion logistique et bâtimentaire :
- Garantir l’accueil physique et téléphonique, les missions de secrétariat général
- Assurer le bon fonctionnement des services logistiques : restauration, entretien des locaux et des espaces extérieurs
- Mettre en œuvre le programme de travaux et veiller à son application par les équipes techniques
- Veiller au suivi des opérations de maintenance et de sécurité des installations et équipements de l’établissement
- S’assurer de la tenue à jour des documents et procédures

5. Fonction de communication
- Animation avec la Directrice des instances de participation au sein de l’établissement
- Diffusion des informations, analyse les enquêtes de satisfaction à destination des usagers
- Développe et maintien le réseau de partenaires

Profil :
Qualités requises :
- Sens des responsabilités, de l'organisation, de la priorisation et de l’autonomie
- Capacité à appréhender rapidement de nouvelles techniques et pratiques professionnelles
- Autonomie et force de proposition pour l'amélioration du service rendu
- Polyvalence, réactivité et disponibilité
- Sens du relationnel, écoute, communication, négociation et pédagogie
Connaissances professionnelles :
- Bonnes connaissances dans les domaines d’activité du poste et notamment en gestion bâtimentaire, sécurité des ERP, les travaux,
- Gestion de projets (travaux, organisation de l’activité, déploiement de nouveaux services – Piloter des prestataires
- Elaboration et Gestion d’un budget
- Développer et suivre des outils de pilotage, d’analyse et d’optimisation de l’activité
- Technique de conduite du changement
Savoir-faire :
- Savoir manager, animer des équipes et développer leurs compétences
- Savoir porter les orientations fixées par la hiérarchie et organiser l’activité de ses équipes en fonction des priorités
- Savoir analyser et apporter une expertise sur les domaines d’activité du service
- Savoir rendre compte, alerter, prendre une décision argumentée y compris en situation de tension ou d’urgence
- Savoir construire des collaborations avec d’autres services et partenaires

Poste ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels