Agent de gestion administrative (facturation et recouvrement) H/F

Gestion administrative et contrôle des dossiers patients Vérifier la complétude, la conformité et l’actualisation des dossiers administratifs des patients du SMR.Contrôler les droits Assurance Maladie, les exonérations, la Complémentaire santé solidaire (CSS) et les couvertures complémentaires des patientsIdentifier les pièces manquantes et assurer leur récupération auprès du patient, de son entourage ou des organismes concernés.Veiller à la qualité et à la traçabilité des informations saisies dans le logiciel Ariane et les outils associés

Prises en charge et relations avec les organismes payeurs Effectuer et suivre les demandes de prise en charge auprès des mutuelles et complémentaires
SantéContrôler les accords ou refus, les durées accordées, le forfait journalier, la chambre particulière et la participation éventuelle de l’assuré. Anticiper les échéances de prise en charge et engager les demandes de prolongation sans attendre la sortie du patient. Traiter les demandes de pièces complémentaires et les retours des organismes payeurs.

Facturation du SMR Préparer, contrôler et valider les éléments nécessaires à la facturation mensuelle et à la
Facturation de sortie. Emettre ou contrôler les factures destinées aux patients, aux mutuelles et aux autres organismes payeurs. Vérifier la cohérence entre les dates de séjour, les droits ouverts, les prestations facturables, la chambre particulière et les montants dus. Identifier, analyser et corriger les anomalies ou erreurs de facturation avant transmission. Assurer la transmission des factures et justificatifs selon les circuits définis.

Recouvrement et suivi des impayés Assurer le suivi régulier des règlements patients, mutuelles et organismes payeurs en lien avec la comptabilité. Tenir à jour le tableau de suivi des créances et contrôler le vieillissement des impayés à 30, 60 et 90 jours. Effectuer les relances amiables écrites et téléphoniques selon les échéances définies. Analyser la cause de chaque impayé : facture non reçue, rejet, droits incomplets, prise en charge absente, erreur de facturation ou contestation. Constituer et transmettre les dossiers nécessitant une mise en demeure ou une action
complémentaire, conformément aux procédures de l’établissement. Alerter sans délai la hiérarchie sur les créances sensibles, anciennes ou présentant un risque de
non-recouvrement
Pilotage, reporting et amélioration continue Produire un état périodique des factures émises, règlements reçus, rejets et créances restant dues. Suivre les indicateurs : taux de recouvrement, montant des impayés, ancienneté des créances, délais de facturation et causes de rejet. Participer aux réunions de suivi de la facturation avec la directrice et proposer des actions correctives. Mettre à jour et appliquer les procédures de facturation et de recouvrement. Etre force de proposition pour fiabiliser les circuits, prévenir les ruptures de suivi et réduire les délais d’encaissement.
Accueil et communication Informer les patients et leurs proches avec clarté et pédagogie sur les frais, prises
en charge, restes à charge et modalités de règlement. Adopter une communication professionnelle, courtoise et adaptée, notamment lors des relances. Respecter strictement la confidentialité des données administratives, médicales
et financières.

Maîtriser les principes de facturation et de recouvrement, idéalement dans un établissement sanitaireContrôler méthodiquement un dossier, détecter une anomalie et en rechercher la cause.Organiser les priorités, respecter les échéances et assurer un suivi jusqu’à la résolution complète du dossier.Faire preuve de rigueur, de fiabilité, d’autonomie et de discrétion professionnelle. Adopter une posture proactive : anticiper les échéances, relancer, alerter et proposer des solutions. Faire preuve de persévérance et de diplomatie dans les relations avec les patients et les organismes payeurs.Travailler en équipe et communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés. Utiliser avec aisance les outils bureautiques, notamment Excel, ainsi que les logiciels métiers et de facturation.Rendre compte de son activité et produire des données de suivi fiables.Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, comptabilité facturation, secrétariat ou gestion des établissements de santéExpérience significative en facturation et recouvrement exigée. Une expérience en établissement de santé, clinique, hôpital, SMR, EHPAD ou structure médico-sociale est fortement appréciée. Connaissance des mécanismes de prise en charge par l’Assurance Maladie, les mutuelles et la CSS appréciée. Maîtrise d’Excel et capacité à tenir des tableaux de suivi fiables. Rigueur, organisation, réactivité, autonomie et sens des priorités. Profil proactif, persévérant et force de proposition, capable d’anticiper les difficultésAisance relationnelle, sens du service, diplomatie et capacité à gérer des échanges
sensibles liés aux sommes dues. Respect de la confidentialité, des procédures internes et des règles relatives à la protection des données.