Responsable des secrétariats médicaux — H/F

Nous recherchons un Responsable des Secrétariats Médicaux pour organiser et coordonner l’activité des secrétariats médicaux du site d’Angers de l’ICO, en lien avec les médecins et les équipes concernées.

Missions principales

• Procéder au recrutement des secrétaires et assistantes médicales en lien avec les besoins de l’établissement et maintenir une veille continue sur le marché du travail

• Accompagner l’intégration des nouveaux salariés

• Assurer la gestion des plannings de l’équipe des secrétariats médicaux de son secteur dans le respect des règles de gestion du temps de travail de l’établissement et en cohérence avec l’activité médicale

• Garantir la continuité d’activité tout au long de l’année en adéquation avec les besoins et gérer les situations d’absentéisme

• Maintenir un climat social apaisé, une dynamique d’équipe (réunions d’équipe) et un suivi individuel des salariés, en cohérence avec la charte managériale de l’ICO

• Assurer des audits de charge de travail réguliers et adapter les ressources à la charge

• Alimenter les tableaux de bord et indicateurs de pilotage liés à l’activité, et assurer un reporting régulier ascendant et descendant par des outils de management adaptés

• Procéder à l’évaluation annuelle des salariés et participer à l’élaboration du plan de formation en fonction des souhaits et besoins des salariés, des orientations stratégiques fixées par la direction et du budget alloué

• Participer aux projets de l’établissement impliquant le secteur d’activité

• Maintenir une concertation régulière avec le site des Saint-Herblain

• Assurer le suivi des effectifs en lien avec le contrôle de gestion

• Contribuer à l’analyse des organisations existantes (méthodes, circuits, procédures, outils) et mener des audits de pratiques auprès de secrétariats médicaux et, ponctuellement, des médecins

• Proposer et mettre en place les évolutions des organisations et accompagner la conduite du changement en fonction de l’évolution de l’activité, des techniques, des outils et de la réglementation ou des dysfonctionnements observés

• Sur des thématiques cibles, assurer un benchmark des organisations pratiques dans les CLCC

CONTRAT – STATUT
• Statut : Cadre
• Prise de poste : dès que possible en transition avec le manager actuel jusqu’au 31 décembre 2026
• Type de contrat : CDI 100%
• Site : Angers

• Formation bac + 3, type Licence professionnelle en Management des organisations

• Expérience en management d’équipe (encadrer, organiser et animer)

• Une connaissance du métier de secrétariat médical serait un plus

• Maîtrise de la communication et des relations interpersonnelles

• Connaissances des fonctionnements des établissements de santé

• Dynamisme, réactivité et rigueur

• Maîtrise des outils informatiques

• Capacité d’organisation et d’anticipation

• Initiative, disponibilité, discrétion et esprit d’équipe