Le/la futur(e) responsable des secrétaires médicales aura en charge l'organisation et la répartition du travail des secrétaires du pôle en adéquation avec l'activité médicale et sous l'autorité du cadre de pôle.

Activités liées à la chefferie de pôle :

• Gestion administrative des instances du pôle

• Saisie de l'activité médicale en lien avec un médecin du pôle

Organisation du travail :

• Organisation et répartition du travail des agents sous sa responsabilité

• Coordination entre le chef de pôle et/ou le chef de service, le cadre de pôle, les médecins, les cadres, les autres secrétariats, les différentes directions (direction des services informatiques, direction des ressources humaines...)

• Travail en binôme avec la secrétaire référente de Pédiatrie

Gestion des ressources humaines :

• Animation des équipes

• Planning prévisionnel, gestion de l'absentéisme et régulation du planning des agents

• Encadrement et accompagnement des nouveaux agents

• Evaluation annuelle des agents

• Encadrement des étudiants et suivi des stages

Gestion des risques et de la qualité :

• Garant(e) de l'identitovigilance

• Application et optimisation de la politique qualité de l'établissement

Gestion de projet :

• Elaboration et suivi de projets dans le périmètre du secrétariat et de la coordination administrative

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Au sein du pôle Femme-Mère-Enfant, les services de Gynécologie-Obstétrique s’étendent sur 3 sites : Mulhouse, Altkirch et Thann et en plusieurs secteurs :

• Secteurs techniques : salle d’accouchement, bloc opératoire

• Secteurs de consultations : unité d’échographie, consultations externes de Maternité et de Gynécologie (suivi gynécologique, suivi obstétrical, pathologies en lien avec ces spécialités (cancer, infertilité, etc…), clinique du sein), les maisons périnatales de Thann et d’Altkirch ainsi que le Centre de Planification et d’Education Familiale

• Unités d’hospitalisation complète et de chirurgie ambulatoire

210 agents travaillent dans ces 2 services dont 18 praticiens hospitaliers.

L’équipe du secrétariat est constituée de 21 secrétaires et 3 aides archivistes.