L’Union pour la Défense de la Santé Mentale (UDSM), association reconnue d’utilité publique, recrute un(e) secrétaire médical(e) et médico-social(e) à temps plein pour son Externat Médico-Pédagogique (EMP) situé à Fontenay-sous-Bois.
L’EMP accompagne 110 enfants et adolescents présentant une déficience intellectuelle et/ou des troubles du spectre de l’autisme, dans le cadre d’un accompagnement éducatif, pédagogique et thérapeutique individualisé.
Intégré au Pôle Jeunesse de l’UDSM, aux côtés de l’EMPro et du SESSAD, l’établissement s’inscrit dans une dynamique de transformation de l’offre médico-sociale, de développement des partenariats et d’amélioration continue de la qualité des accompagnements.
Votre place dans l’organisation
Sous la responsabilité hiérarchique directe de la cadre administrative, vous assurez le secrétariat médical et médico-social de l’établissement.
En lien étroit avec la direction, le directeur adjoint, le médecin psychiatre, les chefs de service, l’assistante sociale et les équipes pluridisciplinaires, vous contribuez à la continuité du suivi administratif des enfants et au bon fonctionnement institutionnel.
Vous assurez le suivi des missions qui vous sont confiées, depuis leur préparation jusqu’à leur finalisation, en veillant à la qualité, à la fiabilité et à la traçabilité des informations.
Votre fonction nécessite une capacité à anticiper les échéances, à organiser les démarches administratives et à assurer leur suivi, tout en respectant les responsabilités des différents professionnels.
Vos missions
Gestion et suivi administratif des admissions
En collaboration étroite avec le directeur adjoint, responsable du pilotage des admissions et de la gestion de ViaTrajectoire, et en articulation avec l’assistante sociale :
· Réceptionner, enregistrer et constituer les dossiers de demandes d’admission.
· Vérifier la complétude des pièces administratives et des notifications MDPH.
· Tenir à jour les tableaux partagés de suivi des admissions et des listes d’attente.
· Actualiser la file active des référents et préparer les éléments nécessaires à l’étude des dossiers.
· Participer, en amont de chaque commission d’admission, à un temps de préparation réunissant le directeur adjoint, l’assistante sociale et la secrétaire médicale, afin d’examiner les dossiers, de vérifier leur complétude, de partager les informations utiles et d’identifier les points nécessitant une attention particulière.
· Contribuer, lors de cette réunion préparatoire, à l’identification des dossiers pouvant être présentés en commission, des éléments manquants et des démarches complémentaires à engager.
· Préparer les documents et tableaux de suivi nécessaires à la commission, en lien avec le directeur adjoint et l’assistante sociale.
· Participer aux commissions d’admission, assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.
· Assurer le suivi administratif des décisions prises en commission, des échéances et des relances.
· Préparer les courriers destinés aux familles, conformément aux décisions validées.
· Finaliser les dossiers administratifs des enfants admis et assurer leur classement et leur archivage.
· Veiller à la continuité du suivi administratif des candidatures, depuis leur réception jusqu’à la décision finale et à sa mise en œuvre.
· Saisir dans IMAGO DUI les éléments et démarches associés au processus d’admission
Gestion administrative des dossiers des enfants et contrats de séjour
· Constituer, actualiser et assurer le suivi des dossiers administratifs et médico-sociaux des enfants.
· Vérifier régulièrement la présence et la validité des documents obligatoires.
· Préparer pour la directrice les contrats de séjour et leurs éventuels avenants, en réunissant l’ensemble des éléments nécessaires à leur établissement.
· Assurer l’ensemble du circuit administratif des contrats : préparation, vérification, transmission pour signature, suivi des retours, relances et archivage.
· Tenir à jour les échéanciers des notifications MDPH, des contrats de séjour et des autres documents administratifs.
· Alerter les professionnels concernés sur les renouvellements et les démarches à anticiper.
· Contribuer au suivi administratif des projets personnalisés d’accompagnement : échéances, documents à réunir, mise en forme, diffusion et archivage après validation.
· Relève des fonctions de la secrétaire du SIS
· Garantir la traçabilité des démarches administratives et leur finalisation, dans le respect des règles de confidentialité.
Secrétariat médical et saisie de l’activité dans IMAGO
· Assurer le secrétariat des médecins et des professionnels médico-psychologiques concernés.
· Organiser les rendez-vous médicaux et en assurer le suivi administratif.
· Préparer, mettre en forme et suivre les courriers médicaux, bilans, comptes rendus et autres documents nécessaires au parcours des enfants.
· Assurer le suivi de leur validation, de leur transmission et de leur archivage.
· Effectuer dans le logiciel IMAGO la saisie de l’activité réalisée par les médecins et le personnel médico-psychologique, à partir des éléments communiqués par les professionnels concernés.
· Assurer la régularité, la fiabilité et l’exhaustivité des saisies relevant de son périmètre.
· Identifier et signaler les informations manquantes ou les éventuelles incohérences.
· Veiller à la bonne tenue et à l’actualisation des dossiers informatisés, dans le respect des habilitations.
· Participer à l’amélioration des procédures de gestion documentaire et des outils administratifs.
Participation aux synthèses et réunions institutionnelles
· Participer aux réunions de synthèse des Ensembles 2 et 3.
· Préparer les documents et dossiers nécessaires à ces réunions.
· Assurer la prise de notes et la mise en forme des comptes rendus relevant de ses missions, soumis à la validation des professionnels concernés.
· Assurer le suivi administratif des décisions et des échéances issues des synthèses.
· Participer aux réunions des commissions d’admission et aux autres commissions relevant de son périmètre.
· Préparer les convocations, documents et supports nécessaires aux réunions.
· Assurer la diffusion des documents validés auprès des professionnels concernés et leur archivage.
· Contribuer à la bonne circulation des informations entre les équipes éducatives, thérapeutiques, administratives et la direction.
Suivi administratif de l’activité et des données institutionnelles
· Actualiser avec les personnes concernées les tableaux de suivi des effectifs, des admissions et des sorties.
· Participer au recueil et à la consolidation des données administratives utiles au suivi de l’activité de l’établissement.
· Contribuer à la préparation des éléments nécessaires aux bilans institutionnels et au rapport d’activité.
· Effectuer les vérifications administratives relevant de son périmètre et signaler les éventuels écarts constatés.
· Veiller au respect des échéances administratives et assurer les relances nécessaires.
· Assurer un suivi régulier des dossiers en cours, des actions restant à réaliser et des éventuelles difficultés rencontrées.
· Contribuer à l’amélioration des outils de suivi et des procédures internes.
· Participer à la fiabilisation des données administratives nécessaires au pilotage de l’établissement.
Accueil et relations avec les familles et les partenaires
· Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des familles, des professionnels et des partenaires.
· Réceptionner, traiter ou orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés.
· Assurer le traitement et le suivi des courriers et des messageries relevant du secrétariat.
· Faciliter les échanges administratifs avec les familles, la MDPH, les établissements scolaires et les partenaires sanitaires et médico-sociaux.
· Veiller à la qualité de la transmission des informations et à la continuité des échanges.
· Contribuer au bon fonctionnement quotidien du secrétariat et à la continuité du service.
