AMA / Secrétaire médicale - Service ERIC H/F

LA PRESENTATION GENERALE DU POSTE
Poste de secrétariat à temps plein, accueil téléphonique et en présentiel des familles et des partenaires, travail relationnel avec le réseau de partenaire, participation à la coordination des différentes prises en charge, actualisation des documents du service, aide à la rédaction des comptes rendu de prise en charge et des courriers., rédaction des comptes rendus de temps de réunion. Gestion administrative du temps médical sur l’interface du logiciel RH.
LES ACTIVITÉS PRINCIPALES
L’activité du secrétariat participe à la dynamique de l’unité fonctionnelle en prenant en charge ou en participant à :L’accueil téléphonique et en présentiel des patients et des familles en coordination avec l’équipe pluriprofessionnelle.Au suivi et à l’actualisation du catalogue de réseaux de partenairesLa bonne tenue des dossiers patients et leur archivageLa qualité de la cotation et du recueil d’activité (CORA, hexagone)La gestion des demandes d’hospitalisations et leur suiviAu bon fonctionnement du secrétariat et aux commandes nécessaires aux démarches administratives des professionnels, et à la réalisation des écrits médicaux et paramédicauxParticipation, prise de note et comptes rendus des réunions institutionnelles, réunions cliniques, d’organisation et de coordination avec le réseau de partenairesA la réflexion sur l’organisation du serviceL’élaboration et mise en forme de, en lien avec le médecin responsable, la cadre et la cadre administrative de pôle, de la partie chiffrée du rapport d’activité ERICA la gestion et mise en forme du planning médical.À l’encadrement des stagiaires secrétaires le cas échéant, et à l’accompagnement des nouveaux professionnels sur les logiciels du DPI et le fonctionnement sur le plan administratif du serviceA la gestion et l’organisation de l’outil de planification des rendez-vous.
LES CONDITIONS D’EXERCICE
L’organisation du travail :Travail à temps plein du lundi au vendredi entre 9h et 17h.
Poste à pourvoir le 01/01/2027

Diplôme :
BAC sciences et technologies santé-sociales ou équivalence BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine du secrétariat médical ou équivalence
Compétences :Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publicsDéfinir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaireElaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visitesIdentifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnelIdentifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activitéOrganiser et classer des données, des informations, des documents de diverses naturesRédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétenceS'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphoneTravailler en équipe pluridisciplinaire / en réseauUtiliser et maitriser les outils bureautiques (EXCEL, WORDS, TEAMS, FORMS…) et les logiciels métiers
Qualités :Rigueur, persévérance, autonomie et organisation dans l’intervention.Curiosité professionnelle et adaptation aux évolutions du métier.Respect du contexte d’intervention (unités de soins).Discrétion et confidentialité.Disponibilité et capacités de communication avec l'ensemble des acteurs.Adaptation de son comportement, de sa pratique professionnelle aux situations critiques / particulières, dans son domaine de compétence.Capacité à travailler en équipeSens du service public.