Référent - Assistant médical de Chef de Service H/F

Référent - Assistant médical de Chef de Service H/F

La référente assistante chef de service gère les agendas, appels téléphoniques, courriers et planifie les réunions. Elle assure la frappe, mise en forme des documents et présentations, la mise à jour des documents officiels (organigrammes, informations relatives au service sur le site internet/intranet en lien avec la direction de la communication), ainsi que des tâches de reprographie, classement et archivage. Elle apporte un soutien logistique et opérationnel au service.

En adoptant des pratiques respectueuses de l'environnement dans son travail quotidien, le collaborateur contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable de l'Hôpital qui vise à réduire son empreinte écologique dans toutes ses activités.

VOS MISSIONS :

ASSISTANTE:

* Tenir et mettre à jour les organigrammes du service
* Organiser et gérer les agendas du Chef de Service
* Gérer et filtrer des appels téléphoniques et des mails
* Prendre de rendez-vous de consultations
* Accueillir et orienter des patients en consultations
* Prendre en charge des patients VIP
* Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, notes, …)
* Traiter de l'information (collecter, classer et mettre à jour)
* Assurer la transmission des informations en interne et en externe
* Organiser des déplacements professionnels
* Préparer et organiser des réunions en lien avec l'activité clinique et/ou recherche.
* Saisir des documents numériques
* Réaliser la gestion administrative du courrier
* Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
* Construire un dossier professionnel
* Concevoir un tableau de bord
* Réaliser un suivi d'activité
* Actualiser la documentation professionnelle et règlementaire
* Archiver des documents de référence
* Classer les documents et informations d'une activité
* Organiser des actions de communications
* Peut être amener à faire des déplacements à l'ordre en ile de Francedans le cadre de demande du chef de service

REFERENTE:

* Gestion des plannings de l'équipe
* Contrôle de la charge de chacun des membres de l'équipe
* Organisation et pilotage des tâches des membres du service
* Lien privilégié au nom de l'équipe auprès des coordonnatrices
* Réaliser des commandes de matériel, fournitures ou consommables
* Gestion ( en collaboration avec le service RH et le chef de service des recrutements médicaux )

Contrat : CDI à pourvoir en temps plein
Transports : ligne 2 et 5 Jaurès ou ligne 2 Colonel Fabien
Rémunération : Suivant l'expérience et la CCN 51 : fourchette comprise de 2 532,48 euros bruts à 3 229,79 euros bruts
Avantages : politique de formation ambitieuse, parcours professionnalisant, restaurant d'entreprise mutuelle employeur, CSE attractif (chèques vacances, chèque culture, participation frais de garde d'enfant, cartes cadeaux, subvention sport...), remboursement à 50% du Passe Navigo/mobilité durable.

Ce poste est fait pour vous si :

CONNAISSANCES REQUISES :

* Outils bureautiques
* Gestion administrative
* Normes réactionnelles
* Techniques de prise de notes
* Technique de numérisation
* Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, …)
* Travail en équipe
* Connaissance milieu hospitalier
* Connaissance de la terminologie médicale (+/-)
* Connaissance scientifique et milieu scientifique (+/-)
* Veille informationnelle
* Veille règlementaire
* Organisation d'évènements
* Anglais professionnel écrit et parlé

FORMATION :

* Niveaux de formation 4 (baccalauréat) ou 5 (BTS: Brevet de technicien supérieur, DUT: Diplôme universitaire de technologie, DEUST : Diplôme d'études universitaires scientifiques et techniques).
* Spécialisation dans le domaine médical ou du secrétariat.
* Expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire

Vous vous reconnaissez dans nos valeurs : Soigner, Transmettre, Innover.
Notre hôpital s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.
Si vous êtes concerné(e), n'hésitez pas à nous faire part de vos besoins spécifiques au cours du processus de recrutement afin que nous puissions envisager les aménagements nécessaires pour vous accueillir dans les meilleures conditions.
Linkedin : @Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild / X (Twitter) : @FondARothschild / Youtube : @hopitalfondationrothschild / Instagram : @hopitalfondationrothschild / Facebook : @ Hopital.FondationAdeRothschild / Tik Tok : @hopi.tok

Notre établissement :
L'Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est un établissement hospitalo-universitaire de référence dans le domaine des pathologies tête et cou qui s'engage auprès de ses équipes comme de ses patients.
Notre établissement propose des parcours professionnalisants et une politique de formation ambitieuse et innovante.
Etablissement privé à but non lucratif, il agit en faveur du handicap et lutte contre les discriminations.
Travailler dans un environnement agréable, situé à proximité du parc des Buttes Chaumont, dynamique et humain dans lequel vous pourrez poursuivre l'apprentissage de votre métier vous motive ? Apportez votre contribution, rejoignez-nous !