Secrétaire / secrétaire de direction — H/F

Le(a) secrétaire exerce des fonctions de secrétariat, ainsi que de l’accueil physique et téléphone de la résidence dans le respect du projet établissement. Il/elle contribue à optimiser l’organisation administrative de la résidence, en assurant la bonne présentation des documents, veille à la fiabilité des informations et leur classement, dans le respect des consignes et délais fixés.

C. Missions exercées

1. Mission de secrétariat
• Mettre en place le dossier d’admission du résident à son entrée et le tenir à jour
• Organiser la gestion des documents administratifs et leur classement
• Traiter les mails, transférer et/ou informer les personnes concernées
• Mettre en forme des documents : rapports, tableaux, bilans…
• Classer, pointer et vérifier les documents nécessaires à la saisie des informations pour le dossier des personnes

2. Mission accueil
• Gérer les appels téléphoniques, l’accueil et l’orientation du public
• Réponse au téléphone et rédaction de courriers,
• Orientation du client vers le bon interlocuteur de la Résidence,
• Vérification du visiteur le cas échéant,
• Diffuser des informations sur demande

3. Mission qualité
• Disponibilité et prévenance
• Organisation et gestion des urgences
• Connaissance des objectifs d’amélioration fixés par la Direction de la Résidence et participation à la réalisation des plans d’actions
• Respect des règles de gestion documentaire
• En cas de nécessité de service, intervention et aide aux collègues des autres services de l’établissement dans l’accomplissement de leurs missions

D. Outils de suivi – évaluation

• Entretien annuel réalisé par le directeur adjoint
• Entretien hebdomadaire de suivi des tâches par le directeur adjoint

Bienvenue à la Résidence Arc-en-Ciel !
La maison de retraite médicalisée (EHPAD) Arc-en-Ciel se situe à Bezons dans le département du Val-d’Oise.

Cette résidence à taille humaine propose jardin de ville et terrasse intérieure pour passer des moments de détente dans une atmosphère chaleureuse. Elle s’attache a être un lieu de convivialité pour les résidents et propose des services personnalisables.