Assistant(e) secrétariat de direction H/F

- Être support du personnel de l'établissement pour toutes les tâches administratives :
Gestion du courrier entrant et sortant ainsi que les appels téléphoniques et messages
Produire ou finaliser des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions, modèles…

- Gérer en relation avec le service RH :
Diffusion interne des offres d'emplois APAJH
Le dossier de la médecine du travail (prise de Rdv)
Rédaction et suivi des contrats CDD (délais, signatures…)
Déclarations Préalables à l’embauche (DPAE)
Préparation des éléments variables de paie

- Assurer la mise en œuvre et le suivi des dossiers suivants :
Fournitures administratives et produits d’entretien (préparation et saisie des commandes, suivi)
Assurance (déclarations et suivi des sinistres)
Parc voiture (carte carburant, livret de suivi…), demande de devis

- Gérer en relation avec le service comptabilité :
Prendre en charge les tâches préparatoires à la saisie comptabilité
Suivre les commandes (relances, réception, rapprochement des pièces…)
Préparation, réalisation et envoi de la facturation prix de journée

- Suivre et mettre à jour les systèmes d’information : site internet, base de données des personnes (Via Trajectoire, Mediateam, SIRH…)

- Qualité du service rendu :
Appliquer les procédures existantes, proposer des mises à jour
Aider à la mise en page et la rédaction des supports qualités
Collaborer aux enquêtes de satisfaction

La Fédération APAJH recherche pour le Foyer Pré Vert de Villeurbanne
un ou une Assistant(e) secrétariat de direction en CDI à 1 ETP
Vous avez une expérience dans le secteur sanitaire ou médico-social, vous êtes motivé et intéressé par les évolutions du secteur, vous recherchez une mission qui a du sens, tournée vers les autres, dans un environnement respectueux de la qualité de vie au travail et de valeurs : Laïcité, solidarité citoyenneté mais aussi tolérance et équité.
Vous souhaitez faire partie d’un collectif de travail qui fait avancer la réflexion et l’action pour assurer à chacun un égal accès aux droits, rejoignez-nous !
Venez rejoindre le mouvement citoyen, l’APAJH milite pour une société inclusive. Tout handicap, tout âge de la vie. https://www.apajh.org

QUE PROPOSE LE POSTE ?
Vous assistez l'équipe de direction et plus largement l'équipe éducative et médicale afin d'optimiser la gestion de leur activité (accueil téléphonique, accueil physique, communication, préparation de réunions, prise de RV, gestion courrier, etc.). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure avec un souci permanent de confidentialité. Vous travaillez en lien avec les services supports comptabilité et RH du Territoire.

QUE FAIT LE FOYER LE VERT VILLEURBANNE ?
Le Foyer le Pré Vert est composé d’un FAM de 12 places et d’un Foyer de vie de 30 places. Il accueille 40 adultes en situation de handicap nécessitant un accompagnement éducatif permanent dans les actes de la vie quotidienne. Dans le respect des valeurs de la Fédération des APAJH, l’établissement met en œuvre un projet de vie qui place le résident au cœur du dispositif d’accompagnement.