Office manager H/F — 92 Nord

Votre rôle :
Vous contribuez au pilotage administratif de nos IME, foyers ou ESAT, en étroite collaboration avec le Siège en apportant votre soutien sur site en cas d’absence de secrétaire et/ou en renfort (a minima 1 jour par semaine). Vous pourrez donc intervenir sur l’un de nos 13 établissements situés à Gennevilliers (5), Colombes (4), Asnières-sur-Seine (2) et Clichy (2). Vous débuterez avec une mission de remplacement de plusieurs mois sur l’un de nos ESAT situé à Colombes.

Représentation de l’établissement, Coordination, Communication auprès des équipes et Réalisation d’activités de secrétariat
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers et plus largement les visiteurs/clients
• S’assurer de la tenue des affichages règlementaires et obligatoires nécessaires aux salariés et personnes accueillies
• Gérer le courrier entrant et sortant, tri et affranchissement
• Coordonner la transmission des informations aux bons interlocuteurs et s’assurer de la réception des messages et leur suivi auprès des équipes
• Mettre en forme les informations (prise de note, mise en plage de documents, création de documents, tableaux …)
• Assister aux réunions d’équipe et rédiger le compte-rendu
• Participer à la préparation et l’organisation d’événements (JPO, manifestations …)
• Gérer les commandes de fournitures et matériels
• Revue des contrats fournisseurs

Garant(e) de la bonne application de l’ensemble des process et procédures associatifs dans un établissement
• Participer à la mise en oeuvre des process associatifs déjà existants au sein de l’établissement d’intervention, et contribuer à leur amélioration continue en matière de comptabilité, facturation, informatique, achats, gestion administrative du personnel et RH.
• Contribuer à l’animation des ateliers sur les process et procédures auprès des autres offices managers/assistantes d’établissement (nouveaux arrivants, nouveautés, focus sur des thématiques administratives spécifiques et saisonnières etc)
Gestion administrative RH
• Création sur EIG, suivi et mise à jour des dossiers du personnel (arrêts maladies, hospitalisations, planification des visites médicales, gestion des présentiels dont demandes de congés)
• Gestion des nouveaux salariés embauchés (déclaration URSSAF, création du dossier du personnel)
• Saisie et suivi des variables de la paies des usagers et des salariés en lien avec la direction (EIG, OCTIME)
• Suivre et gérer les demandes de CP et autres absences des usagers, gérer les soldes de CP
• Gérer les visites médicales du personnel et des usagers
• Suivi des formations des salariés et la saisie des données sur l’OPCO Santé en lien avec le siège et la direction de l’établissement
• Communication et suivi des feuilles de permanences

Soutien au suivi des dossiers médico-sociaux
• Suivre les admissions et sorties d’usagers en lien avec l’équipe de direction et la chargée de missions médico-sociale
• Tenue du tableau de suivi MDPH, dossier de renouvellement en lien la chargée de missions médico-sociale

Support Comptabilité/Facturation
• Transmission des éléments comptables au Siège
• Facturation (ESAT, foyers) : saisie et suivi de certains encaissements
• Gestion de la caisse de l’établissement concerné par la mission

Notre Association, l’Apei de la Boucle de la Seine basée dans le 92 Nord, agit pour et avec les personnes en situation de handicap et leurs familles. Animés par les mêmes valeurs d’éthique et d’engagement, salariés et bénévoles accompagnent 800 enfants et adultes en situation de handicap dans les domaines de l’éducation, du travail, de l’hébergement, des loisirs et de la santé. Ensemble, nous encourageons les personnes en situation de handicap à plus d’autodétermination et contribuons à construire une société plus inclusive.