Assistant de direction — H/F

Nous recherchons un assistant de direction H/F en CDI à 100% pour une répartition de vos missions entre la Direction Générale (50%) et la Direction du Système d'Information (50) sur le site de Saint-Herblain.

Missions principales

Rattaché à la Direction Générale (50%) :
• Assurer le rôle de relais entre le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint et les services ou structures extérieures
• Administrer les dossiers permanents et spécifiques confiés
• Organiser les réunions et accomplir les tâches administratives nécessaires pour garantir la circulation de l'information
• Préparer et mettre à disposition les dossiers dans le respect des délais et des procédures définies
• Assurer la gestion des astreintes du personnel médical et des cadres administratifs (centralisation, établissement des listes hebdomadaires, diffusion)
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs de la direction générale
• Assurer la permanence d'accueil téléphonique de la direction générale (8h30 - 18h00 en général)
• Assurer le secrétariat des staffs d'encadrement du site de Saint-Herblain
• Gérer la contractualisation des interventions des praticiens du site de Saint-Herblain en tant qu'orateurs ou experts des événements avec les laboratoires pharmaceutiques (calcul des montants de rémunération, relecture et validation des contrats)

Rattaché à la Direction du Système d'Information (50%) :
• Assurer l'assistance administrative, organisationnelle et logistique de la DSI pour sécuriser le fonctionnement quotidien
• Fluidifier la communication et faciliter le pilotage de l'activité et des projets SI
• Participer à la logistique du projet de Dossier Patient Informatisé (DPI)
• Assister le DSI dans le suivi administratif des dossiers et documentation (contrats, conventions, marchés, commandes)
• Organiser et coordonner les informations internes et externes (diffusion des courriers, gestion des contacts avec les fournisseurs)
• Contribuer à la communication interne de la DSI
• Assurer l'accueil des nouveaux arrivants
• Contribuer à l'organisation logistique des réunions du programme DPI
• Contribuer à la rédaction, la mise en forme et la diffusion de la communication du programme DPI (Newsletter)

Conditions d'emploi

• Site de travail : Saint-Herblain

Rémunération

• Salaire attractif et évolutif
• Prime d'expérience professionnelle (prise en compte à hauteur de 50 %)
• Dispositif d'intéressement pour valoriser l'engagement collectif

Avantages sociaux

• Organisation du temps de travail en heures avec congés pays + 16 à 19 CTT (RTT)/an (selon les jours fériés)
• Congés spécifiques pour événements familiaux (enfant malade, déménagement)
• Mutuelle attractive avec 75 % prise en charge par l'employeur, options disponibles pour vous et votre famille
• Prévoyance de qualité
• Accès aux prestations du CSE : chèques vacances, subventions culture/sport, billetterie
• Parking gratuit pour voitures et vélos
• Participation à hauteur de 60 % aux frais de transport en commun
• Espaces de restauration sur site : self, cafétéria, salles de pause
• Prime de mobilités douces (jusqu'à 300 € brut) pour les déplacements vélo, en trottinette ou en covoiturage
• Accès gratuit à des séances de sport sur simple inscription
• Service social d'entreprise pour accompagner dans les démarches personnelles ou professionnelles (logement, changements familiaux)

• Diplôme requis : BAC + 2 Assistant de direction
• Compétences spécifiques :
• Maîtrise du pack Office Windows (Word, Excel, PowerPoint), Outlook
• Compétences rédactionnelles (compte-rendu, note de service)
• Connaissance du secteur de la santé (un plus)
• Savoir-être :
• Rigueur, organisation, gestion des priorités
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Aisance relationnelle, diplomatie, sens du service
• Autonomie et proactivité
• Capacité à travailler en équipe