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Secretaire de direction - Temps plein CDD - Direction des soins H/F

Groupe Hospitalier Paul Guiraud Offre n°844051 — publiée le 21/03/2019

CDD / Remplacement

Villejuif (94)

Établissement / Entreprise

Groupe Hospitalier Paul Guiraud

Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG) assure une mission de service public en psychiatrie adulte qui recouvre 13 secteurs de psychiatrie générale, six se situent dans le Val de Marne et sept dans les Hauts de Seine, il dessert 30 communes regroupant plus de 920 000 habitants. Le groupe hospitalier est l'un des trois hôpitaux psychiatriques les plus importants de France. Près de 21 000 patients y sont traités chaque année dont 80% en extrahospitalier. Environ 2000 personnels assurent cette mission, Deux instituts de formation sont rattachés au groupe hospitalier : un pour les infirmiers et un pour les aides soignants. Le groupe hospitalier poursuit l'amélioration de son offre de soins : après l'ouverture , en juin 2012, d'un hôpital de 120 lits à Clamart, et en juin 2013 celle de l'Unité Hospitalière Spécialement Aménagée (UHSA), structure de 60 lits dédiée à la prise en charge des détenus en Ile de France

Poste

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier / fonction
Assistante de Direction

Grade
Adjoint Administratif

Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques :
• Coordinatrice Générale de soins, Directrice des soins

Liaisons fonctionnelles :
• Assistantes de Direction
• Directeurs Adjoints
• Cadre de Pôles
• Cadres de Santé
• Agents paramédicaux

Horaires

Plage horaire de travail : 9H – 16H
Travail en 7H/Jour – selon accord du temps de travail

MISSIONS DU POSTE
Activités permanentes • Secrétariat général de la Direction des Soins
- Gestion des appels, organisation de rendez-vous, orientation des professionnels de santé dans leurs démarches
• Traitement et suivi des courriers et des dossiers du Coordonnateur Général des Soins, des Cadres Supérieurs de Santé et du Cadre de Santé de la Direction des Soins
• Participation au suivi de la politique de recrutement et d'intégration des paramédicaux :
- Gestion et planification des rendez-vous de recrutement
- Traitement / suivi / gestion des dossiers de recrutement
- Gestion et suivi des promotions professionnelles et allocataires d'étude
• Participation au suivi des effectifs paramédicaux :
- Traitement et gestion des changements d'affectation des professionnels
- Gestion des dossiers des stagiaires psychomotriciens, ergothérapeutes, et cadre de santé
• Organisation, planification et réalisation de compte-rendu de la C.S.I.R.M.T.
• Gestion des commandes de la Direction des Soins
Activités ponctuelles • Secrétariat général de la Direction des Ressources Humaines en cas d'absence de la secrétaire de Direction

Profil

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises • Baccalauréat
• Expérience en secrétariat de Direction – secrétariat souhaitée
Savoir faire et savoir être • Maîtriser l'orthographe
• Mise en forme de documents
• Capacité de synthèse et de rédaction
• Capacité à réguler et orienter les appels téléphoniques
• Capacité à discerner le caractère d'urgence d'une demande
• Capacité à assurer des transmissions orales et écrites précises, compréhensibles et
exactes
• Capacité à gérer les priorités
• Capacité à s'inscrire dans une dynamique de projet
• Utiliser les logiciels WORD, EXCEL, POWER POINT
• Respecter la confidentialité des dossiers traités
• Esprit d'équipe et d'initiative (entraide, diplomatie, neutralité...)
• Capacités de communication d'observation et d'écoute
• Capacités d'adaptation et d'organisation
• Sens des responsabilités et des priorités
• Maîtrise de soi et discrétion
• Capacité à se remettre en question et à évoluer
• Capacité à réactualiser ses connaissances professionnelles
Obligations professionnelles • Obligations de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de
• l'établissement
• Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel
• Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité et
dignité,
• réserve et neutralité

Groupe Hospitalier Paul Guiraud
54 avenue de la République
94800 Villejuif
Accès par :

• Métro ligne 7 – Louis Aragon
• Accès autoroute A6
• Nationale N7
• Bus n°172 – n°380

POUR POSTULER – CANDIDAT EXTERNE

Adresser les candidatures (lettre de motivation et CV) par courrier : Groupe Hospitalier Paul Guiraud (GHPG) Direction des Soins, 54 avenue de la république BP 20065 - 94806 Villejuif ou par mail à :
recrutement@gh-paulguiraud.fr

Débutant (moins de 2 ans)

Bac général - Bac techno - Bac pro