Un rôle clé au cœur du Service Achats

Envie de rejoindre une équipe dynamique et de jouer un rôle central dans le bon fonctionnement du Service Achats ?
En tant qu’Assistant(e) Achats, vous êtes le point de contact privilégié entre les clients internes, les fournisseurs et les acheteurs. Véritable pivot administratif, vous contribuez activement à la fluidité, à la fiabilité et à la qualité des processus achats.

🚀 Votre mission : 

Vous assurez le support administratif du Service Achats et facilitez les échanges entre tous les interlocuteurs. Grâce à votre sens de l’organisation et du service, vous garantissez un suivi rigoureux des dossiers et contribuez à la simplification administrative au quotidien. Vous assistez les acheteurs en réalisant la première ligne des demandes.

🛠️ Vos principales responsabilités: 

Accueil et interaction

• Accueillir les visiteurs, collaborateurs et fournisseurs
• Gérer et dispatcher les appels entrants vers les acheteurs concernés
• Fournir une information de première ligne sur le statut des demandes d'achats et des commandes
• Assurer un support téléphonique et écrit sur l’utilisation de l’ERP

Gestion des courriers et des demandes

• Gérer la boîte mail du service Achats et dispatcher les demandes
• Traiter les courriers entrants et sortants (mails et lettres)
• Répondre aux demandes d’information des clients internes et des fournisseurs
• Assurer le suivi administratif des demandes d’achats jusqu'aux livraisons

Support administratif au Service Achats

• Encoder et mettre à jour les données fournisseurs dans l’ERP
• Réaliser le suivi administratif des commandes jusqu'à leur réception
• Réaliser mensuellement le relevé bancaire des commandes internet et le transmettre au service comptabilité
• Commandes et suivi des livraisons
• Passer des commandes simples (mobilier de bureau, petits équipements, réactifs labos, achats via catalogistes,…)
• Procéder aux commandes internet et gérer les factures en erreur jusqu'à la réconciliation factures-commandes

🧭 Votre environnement de travail

Vous êtes rattaché(e) au Service Achats et travaillez sous la responsabilité de la responsable Achats, qui vous accompagne tant sur les dossiers que sur les questions de procédures et d’organisation du travail (RH, formations, congés…)

Rejoignez un hôpital au cœur de l'innovation et de l'excellence !

En tant qu'Hôpital académique de l'UCLouvain, nous avons pour mission d'offrir des soins de qualité à nos patients, de former les meilleurs professionnels de santé et de mener des programmes de recherche clinique de pointe. Situés à Bruxelles, nous mettons tout en œuvre pour placer le patient au centre de nos préoccupations et offrir un environnement de travail stimulant à nos près de 6 000 collaborateurs. En intégrant notre équipe, vous ferez partie d'une institution de renommée internationale, l'un des principaux employeurs privés de la région bruxelloise.