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Secrétaire H/F
Offre n°4567798 — Hier
À propos de l'entreprise
L’internat accueille 55 enfants répartis en 5 groupes d’âges mixtes encadrés chacun par 3 éducateurs. La prise en charge est assurée par l’équipe éducative d’internat de 7h15 à 9h15 puis de 16h00 à 22h15.
L’internat se définit par un accompagnement éducatif et social qui se poursuit au delà des temps d’activités de jour par l’apprentissage des règles de vie sociale (hygiène, services collectifs, développement des capacités relationnelles) et la pratique d’activités culturelles, sportives, manuelles. D’autres activités ont lieu à l’extérieur de l’I.M.E. (piscine, équitation).
Le personnel de nuit assure la surveillance et la sécurité des enfants, en continuité de l’équipe éducative.
Le groupe des « externes » désigne les 18 jeunes qui rentrent dans leurs familles chaque soir, mais qui ne sont aucunement différenciés de leurs camarades d’internat dans le travail quotidien.
On entend par « Externat » l’ensemble des activités se déroulant entre 9h et 16h.
Deux sections distinctes :
Institut Médico-Pédagogique (I.M.P.)
Institut Médico-Professionnel (I.M.Pro.)
Sur le plan pédagogique, l’objectif est de permettre aux jeunes de développer au maximum leurs possibilités, en proposant une situation de préapprentissage, voire d’apprentissage, avec des progressions adaptées.
Les missions qui vous attendent
Sous l'autorité de la directrice du Pôle Enfance, votre mission consistera à :
Au sein de l’établissement, vous assurez les missions de secrétariat et de gestion administrative nécessaires au bon fonctionnement de la structure. Vous êtes un interlocuteur privilégié des familles, des professionnels et des partenaires, et contribuez à la qualité de l’accueil et de l’accompagnement des personnes accueillies.Vos missions principalesGestion administrative : mise à jour et suivi des dossiers administratifs, actualisation des documents internes de l’établissement et rédaction ou mise en forme des courriers administratifs.Gestion des admissions et des immersions : préparation du dossier administratif relatif aux immersions et aux admissions.Gestion du courrier : réception, traitement et distribution du courrier entrant et sortant.Suivi des données administratives : participation aux enquêtes annuelles, collecte et mise à jour des informations nécessaires au suivi de l’activité.Accueil et communication : accueil physique et téléphonique des familles, des professionnels et des partenaires, orientation des interlocuteurs et transmission des informations.Suivi des personnes accueillies : mise à jour des informations administratives dans le logiciel NetVie et documents institutionnels.Organisation logistique : organisation et suivi des circuits de transport des personnes accueillies, gestion des commandes de repas.Gestion des frais de séjour : suivi administratif des frais de séjour et des éléments nécessaires à leur traitement.
Quel est le profil idéal ?
Vous êtes titulaire d’une formation en secrétariat, en gestion administrative ou disposez d’une expérience significative sur un poste similaire.Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l’aise avec l’utilisation de logiciels de gestion administrative.Vous faites preuve de rigueur, d’organisation, de discrétion et d’autonomie. Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles, ainsi qu’un réel sens de l’accueil et du service.Une expérience dans le secteur médico-social ou dans un établissement accueillant des personnes en situation de handicap serait appréciée.Le respect de la confidentialité et du secret professionnel est indispensable.
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