Assistant de direction — H/F

L’Association Notre-Dame recherche pour la MAS Princesse Mathilde (Neuilly-sur-Seine, 92), un.e Assistant.e de Direction H/F en CDD à temps plein.

Vous assurez les missions générales de secrétariat et d’assistanat de gestion et contribuez à la gestion des dossiers administratifs des résidents de l’établissement et des salariés.

Vos missions :

Secrétariat de direction :
o Frappe des courriers et supports de communication destinés aux résidents et leurs familles, aux tutelles, aux administrations, aux partenaires, aux salariés, selon les directives de la direction;
o Gestion de l’accueil téléphonique de la maison d’accueil spécialisée;
o Enregistrement et dispatching des courriers ;
o Planification des réunions, élaboration des convocations aux réunions, réalisation des comptes rendus ou procès-verbaux de réunions (réunions de service, réunions avec les partenaires, droit d’expression des salariés, Conseil de la Vie Sociale, …) ;
o Rôle d’interface et de coordination pour la diffusion des informations en interne et à l’extérieur (famille, administration, autres établissements, partenaires…) ;
o Gestion des commandes de fournitures, petits matériels et consommables.

Gestion administrative des dossiers des résidents :
o Participation à la gestion des dossiers administratifs des résidents: élaboration/actualisation des documents d’admissions (fiche de renseignement, contrat de séjour, livret d’accueil, notification MDPH…);
o Saisie de la partie administrative du dossier du résident dans le logiciel de gestion du dossier usager.

Gestion de l’activité et de la facturation :
o Suivi des présences et absences des résidents et diffusion des informations aux services intéressés (comptabilité, cuisine…) ;
o Etablissement des attestations trimestrielles de présence des résidents ;
o Facturation sur le logiciel ALFA USAGERS du forfait hospitalier et des frais de séjour et suivi des règlements avec la comptable.

Participer à l’organisation d’évènements :
o Participation à l’organisation des fêtes des résidents ;
o Participation à l’organisation de diverses élections (membres du CVS, de l’association des familles, du CSEE…).

Administration du personnel :
o Gestion de certaines tâches d’administration du personnel en lien avec les responsables de service et la responsable paye: déclaration d’embauche, élaboration des contrats de travail CDD et avenants, saisie sur le logiciel ALFA GRH, suivi des visites médicales du personnel;
o Gestion de la badgeuse : création des badges et horaires selon les directives des responsables de service.

Contrat proposé :
CDD à temps plein
Durée : 5 mois.
Rémunération selon la Convention Collective CCN51 + Reprise d'ancienneté selon profil et expérience (salaire à partir de 2 010€ brut/mois).
Lieu de travail : Neuilly-sur-Seine.
Accès : Métro Ligne 1 (Porte Maillot ou Les Sablons), RER C (Porte Maillot).

L’Association Notre-Dame, reconnue d’utilité publique depuis 1855, œuvre depuis sa création au service des personnes en situation de handicap moteur. Elle accueille et accompagne près de 300 enfants et adultes au sein de trois établissements situés à Neuilly-sur-Seine (92) : l’IEM Michel Arthuis, le SESSAD Michel Arthuis, la MAS Princesse Mathilde et un établissement situé à Senonches (28) : la MAS Notre-Dame.
A Neuilly-sur-Seine :
- L’IEM Michel Arthuis (Institut d’Education Motrice), assure scolarité et rééducation pour des enfants et adolescents de 3 à 16 ans, internes ou externes.
- Le SESSAD Michel Arthuis (Service d’Education Spécialisée et de Soins à Domicile), suit des enfants scolarisés individuellement dans des classes ordinaires ou collectivement en ULIS Ecole et ULIS Collège.
- La MAS Princesse Mathilde (Maison d’Accueil Spécialisée), accueille en hébergement 44 résidents adultes et propose 16 places en accueil de jour.