Centre gérontologique, l'Hôpital de Fourvière mobilise 300 collaborateurs pour accompagner les personnes âgées. Les consultations externes assurent les consultations mémoire, les évaluations gériatriques et l'orientation vers les ateliers mémoire en hôpital de jour SMR cognitif.
Missions du secrétaire médical :
1. Accueil et prise en charge administrative
- Accueillir, informer et orienter les patients et leurs proches, physiquement et par téléphone
- Vérifier l'identité et les données administratives, assurer les préadmissions et enregistrer les actes dans Hôpital Manager (HM)
- Collecter, numériser et intégrer les documents administratifs et médicaux aux dossiers patients
- Assurer une écoute adaptée, notamment face à la détresse des proches, et orienter vers les interlocuteurs compétents
2. Gestion des rendez-vous et des agendas
- Analyser les demandes, organiser et confirmer les rendez-vous de consultations mémoire, d'évaluations gériatriques et de bilans neuropsychologiques
- Recueillir les documents médicaux nécessaires et transmettre les demandes aux médecins référents pour validation
- Gérer les agendas, les annulations, les reports et les absences des médecins et neuropsychologues
- Organiser les examens complémentaires et assurer le suivi des patients en attente d'ateliers mémoire
3. Gestion et suivi des dossiers médicaux
- Préparer les dossiers de consultation et les documents nécessaires aux médecins
- Saisir les comptes rendus dictés, compléter les fiches informatiques spécifiques (DMA, BNA) et assurer le suivi de leur validation
- Transmettre les comptes rendus et bilans aux patients, médecins traitants et professionnels concernés, notamment via SISRA
- Tracer les envois dans HM, classer les documents et assurer leur numérisation et la destruction sécurisée des documents
4. Organisation des transports et coordination
- Établir les bons de transport
- Coordonner les rendez-vous et échanges avec les médecins, neuropsychologues, l'assistante sociale, les admissions, la facturation et les structures extérieures
5. Gestion des communications
- Traiter les mails individuels et partagés, hiérarchiser les demandes et assurer leur suivi
- Recueillir et transmettre les messages médicaux, demander les documents manquants et réorienter les appels
- Assurer ponctuellement la permanence téléphonique des admissions
