Ça y est, après des semaines de recherche, quelques déconvenues et de belles rencontres, vous avez finalement trouvé les prochains professionnels qui viendront compléter votre équipe ! Dans le secteur de la santé, du médico-social et du social, on le sait : attirer les candidats est un véritable défi, surtout sur les métiers en tension.
Mais les fidéliser en est un autre ! Les premiers jours d’un soignant au sein d’un hôpital, clinique ou EHPAD sont déterminants. Un parcours d’intégration (ou onboarding) réussi permet non seulement de réduire le stress lié à la prise de poste, mais aussi de limiter le turnover précoce.
Que vous soyez cadre au sein d’un établissement, RH ou manager, nous vous partageons quelques conseils et des exemples d’initiatives pour réussir l’intégration de vos nouvelles recrues.
L’enjeu de l’onboarding en établissement de santé
L’arrivée dans un nouveau service génère toujours de l’appréhension pour un professionnel de santé, qu’il soit jeune diplômé ou très expérimenté. Découverte des locaux, adaptation au rythme et aux process d’une nouvelle équipe, changement de service et de patientèle…. les nouveautés ne manquent pas !
Préparer son arrivée est primordiale pour qu’il se sente accueilli et à l’aise dans son nouvel environnement de travail. Pour l’établissement, un processus d’onboarding soigné répond à trois grands enjeux :
- Fidéliser dès les premiers jours : un soignant bien accueilli se projette plus facilement sur le long terme.
- Sécuriser la prise de poste : un collaborateur bien accompagné commettra moins d’erreurs et sera opérationnel plus rapidement.
- Renforcer votre marque employeur : les soignants communiquent beaucoup entre eux. Un bon accueil se sait, un mauvais accueil se sait encore plus vite !
Réussir l’onboarding de vos soignants : les 3 étapes clés
Avant le Jour J : la préparation logistique et administrative
Un premier jour réussi se prépare en amont. L’objectif ? Décharger le soignant de la charge mentale logistique pour qu’il puisse se concentrer sur son cœur de métier et la rencontre avec l’équipe.
- Fluidifiez l’administratif : Dans la mesure du possible, faites signer le contrat et récoltez les pièces justificatives (RIB, copie du diplôme, pièce d’identité) avant l’arrivée.
- Préparez le matériel de base : Assurez-vous que son casier est prêt, que sa tenue de travail est propre et à la bonne taille, et que son badge ainsi que ses codes d’accès informatiques sont fonctionnels dès l’heure de sa prise de poste.
- Communiquez en amont : Quelques jours avant, envoyez un e-mail récapitulatif avec l’heure d’arrivée, le lieu exact du rendez-vous, les modalités de transport (métro le plus proche, code du parking…) et le planning de la première journée.
- Prévenez l’équipe : Assurez-vous que ses futurs collègues soient au courant de son arrivée et qu’il y ait du monde présent pour son premier jour.
Le jour J : soignez son accueil
Arriver au sein d’un nouveau service, avec des nouveaux collègues est toujours intimidant. Pour que le professionnel se sente tout de suite à l’aise et puisse avoir rapidement des repères, ne négligez pas le temps d’accueil à son arrivée !
- Le rituel de bienvenue : Prévoyez un temps d’accueil (autour d’un café, par exemple) pour faire les présentations de manière conviviale avec l’ensemble de l’équipe (médicale, paramédicale, ASH, secrétaires). Si vous en avez un, c’est aussi le moment parfait pour lui remettre un « kit de bienvenue ».
- La visite des locaux : Prenez le temps de lui montrer les lieux stratégiques : salle de pause, vestiaires, pharmacie, gestion des stocks, etc.
- Point de début : Le cadre de santé doit se rendre disponible pour un point formel, réexpliquer les attentes du poste, le rythme du service et encourager la nouvelle recrue à poser des questions, notamment sur la sécurité des soins.
Pour fluidifier l’intégration des nouveaux soignants, un système de parrainage peut être installé avec un membre de l’équipe. Celui-ci peut faire visiter les locaux par exemple. Ce moment peut permettre de présenter l’établissement de manière plus informelle, sans lien hiérarchique et où le professionnel de santé se sent plus libre de poser des questions.
L’importance du suivi et du rapport d’étonnement
Un onboarding réussi ne se résume pas à une première journée sympathique. Il s’évalue. Après un mois de prise de fonction, planifiez un entretien de suivi avec les ressources humaines ou le cadre de santé. C’est l’occasion de réaliser un rapport d’étonnement.
Demandez au collaborateur ce qui l’a surpris (en positif comme en négatif) lors de son arrivée, si la réalité du terrain correspond à ce qui a été vendu en entretien, et s’il manque d’outils pour bien travailler.
Le rapport d’étonnement est un outil RH extrêmement précieux pour améliorer continuellement vos pratiques managériales et identifier d’éventuels dysfonctionnements dans les services.
Onboarding en établissement de santé : 3 initiatives inspirantes
Pour aller plus loin, de nombreux CHU, centres hospitaliers, cliniques privées et EHPAD ont repensé leur parcours d’intégration. Voici quelques bonnes pratiques dont vous pouvez vous inspirer :
Le Livret d’accueil (ou « Welcome Pack »)
Remis à l’arrivée ou envoyé en version numérique la veille, le livret d’accueil est la bible du nouvel arrivant. Il contient toutes les informations pratiques auxquelles peut se référer le professionnel de santé. Par exemple : l’organigramme du service, le plan de l’établissement, l’annuaire des services, les numéros d’urgence internes (médecin de garde, laboratoire…), les protocoles de soins spécifiques..
💡 Le petit plus : si votre budget le permet, prévoyez un « Welcome Pack » avec des goodies utiles à la pratique soignante (un carnet de notes de poche, un stylo de qualité, une montre à trotteuse) aux couleurs de l’établissement. Ça fait toujours son petit effet le premier jour !
Le parrainage (ou compagnonnage)
Pour faciliter la transmission, associez votre nouvelle recrue à un « tuteur ». Ce dernier, professionnel expérimenté du service, aura pour mission de présenter l’équipe en profondeur, de transmettre les protocoles techniques et d’accompagner le nouvel arrivant vers l’autonomie.
L’exemple à suivre : Au sein de l’AP-HP, la mise en place de professionnels ayant spécifiquement des missions de tuteurs permet d’accompagner les jeunes diplômés directement sur le terrain, créant un espace sécurisant pour l’apprentissage.
Le parcours d’intégration à 360°
Pourquoi limiter l’intégration à une seule journée ? Construire un parcours sur plusieurs semaines permet aux nouveaux arrivants de s’imprégner de la culture de l’établissement, se sentir à l’aise auprès de sa nouvelle équipe, de développer un sentiment d’appartenance et, sur le long terme, de réduire le turn-over soignant.
L’exemple à suivre : L’Hôpital Privé du Confluent (Nantes) a mis en place un parcours intitulé « Confluent 360 ». Il comprend :
- Une visite quelques jours avant l’arrivée officielle pour rencontrer les RH et découvrir l’unité de soins.
- La remise d’un pack de bienvenue logotypé « Faire Équipe ».
- L’accompagnement par des infirmières et aides-soignantes « référentes formation » dédiées à 100% à l’intégration pendant les 6 premiers mois.
- Une journée dédiée à la découverte globale de l’établissement (tables rondes, circuit).
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